Πώς να συμπληρώσετε μια φόρμα I-9 (Βήμα-βήμα)

Όταν προσλαμβάνετε έναν νέο υπάλληλο, πρέπει να επαληθεύσετε ότι το άτομο είναι νόμιμα επιλέξιμο για εργασία στις Ηνωμένες Πολιτείες. Μόλις κάνετε μια προσφορά εργασίας (αλλά όχι και πριν), ο νέος υπάλληλος πρέπει να αποδείξει ότι δικαιούται να εργαστεί στις ΗΠΑ συμπληρώνοντας το Έντυπο I-9, Επαλήθευση Επιλεξιμότητας Απασχόλησης.

Ως εργοδότης είναι δική σας ευθύνη να δείτε ότι αυτή η φόρμα από τις υπηρεσίες υπηκοότητας και υπηρεσίες μετανάστευσης των ΗΠΑ συμπληρώνεται από τον υπάλληλο και εσάς. Διατηρήστε τη φόρμα μαζί με τα υπόλοιπα αρχεία της εργασίας σας - μην την καταθέσετε στην κυβέρνηση.

(Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις ευθύνες των εργοδοτών κατά την πρόσληψη, ανατρέξτε στην ενότητα "8 πράγματα που οι εργοδότες δεν επιτρέπεται να σας ρωτήσουν").

Συμπληρώνοντας μια φόρμα I-9

Το έντυπο I-9 έχει σχεδιαστεί για να λαμβάνει πληροφορίες από νέους υπαλλήλους που αποδεικνύουν την επιλεξιμότητά τους να εργαστούν νόμιμα στις ΗΠΑ. Κανένας εργαζόμενος δεν απαλλάσσεται από την υποχρέωση να συμπληρώσει το έντυπο.

Το έντυπο I-9 αποτελείται από τρία μέρη:

1. Μέρος Ι: Για τον υπάλληλο, Δημιουργία ταυτότητας

Αυτό το μέρος του εντύπου συμπληρώνεται από τον υπάλληλο. Περιλαμβάνει πληροφορίες όπως το πλήρες όνομα του εργαζομένου, τη διεύθυνση, την ημερομηνία γέννησής του, τον αριθμό κοινωνικής ασφάλισης (εάν ισχύει), τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τον αριθμό τηλεφώνου (η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ο αριθμός τηλεφώνου είναι προαιρετικά).

Αυτό το μέρος χρησιμοποιείται επίσης για να πιστοποιήσει - υπό την επιβολή κυρώσεων για ψευδορκία - ότι το άτομο είναι νόμιμα επιλέξιμο για εργασία στις Ηνωμένες Πολιτείες γιατί είναι:

• Ενας πολίτης
• Ένας αλλοδαπός υπήκοος των Ηνωμένων Πολιτειών
• Ένας νόμιμος μόνιμος κάτοικος
• Ένας αλλοδαπός που είναι εξουσιοδοτημένος να εργάζεται στις ΗΠΑ Ο υπάλληλος πρέπει να εισαγάγει την ημερομηνία λήξης της άδειας, εάν υπάρχει.

Ένας υπάλληλος που είναι αλλοδαπός και έχει εξουσιοδοτηθεί να εργαστεί πρέπει να εισάγει τον αριθμό εγγραφής του αλλοδαπού (έναν αριθμό "Α" που είναι ένας μοναδικός αριθμός 7-, 8- ή 9ψών που έχει εκχωρηθεί σε έναν αλλοδαπό) ή τον αριθμό εισόδου του τύπου I-94 .

Ο υπάλληλος πρέπει να υπογράψει τη φόρμα και να την ημερομηνία. Οι ψευδείς δηλώσεις μπορούν να οδηγήσουν σε πρόστιμα και / ή φυλάκιση.

Ορισμένοι υπάλληλοι ενδέχεται να χρειάζονται βοήθεια για να συμπληρώσουν το τμήμα της φόρμας. Εάν ο εργαζόμενος είναι ανήλικος ή αναπηρία (ή χρειάζεται μετάφραση), το πρόσωπο που βοηθά στην ολοκλήρωση του εντύπου (συντάκτης ή / και μεταφραστής) πρέπει επίσης να εισάγει το όνομα και τη διεύθυνσή του, καθώς και την υπογραφή του εντύπου του ψευδορκισμού).

2. Μέρος ΙΙ: Για τον Εργοδότη, Αναθεώρηση των Εγγράφων του Εργοδοτούμενου

Αυτό το μέρος του εντύπου συμπληρώνεται από τον εργοδότη. Περιγράφει τα έγγραφα που έχει επανεξετάσει ο εργοδότης για να επαληθεύσει την επιλεξιμότητα της απασχόλησης. Ο εργοδότης πρέπει να προβεί σε αυτήν την ενέργεια εντός τριών ημερών από την πρώτη ημέρα απασχόλησης. Ο εργοδότης μπορεί - αλλά δεν υποχρεούται - να δημιουργήσει αντίγραφο του (των) εγγράφου (-ων) που υποβλήθηκε.

Υπάρχουν τρεις λίστες εγγράφων που μπορούν να χρησιμοποιηθούν. Ο τύπος των χρησιμοποιούμενων εγγράφων υπαγορεύει το τμήμα του Μέρους ΙΙ που πρέπει να συμπληρώσει ο εργοδότης.

Κατάλογος Α: Τα έγγραφα αυτού του καταλόγου καθορίζουν την ταυτότητα του εργαζομένου και την άδεια εργασίας. Ένας υπάλληλος πρέπει να παρουσιάσει μόνο μία από τις ακόλουθες μορφές για να ικανοποιήσει την απαίτηση του εγγράφου:

• Αμερικανικό διαβατήριο (ή κώδικας διαβατηρίου ΗΠΑ)
• Μόνιμη κάρτα διαμονής («πράσινη κάρτα») ή κάρτα εισόδου αλλοδαπού (τεχνικά, η πράσινη κάρτα είναι η φόρμα I-551)
• Ξένο διαβατήριο με προσωρινή σφραγίδα I-551
• Έγγραφο άδειας απασχόλησης που περιέχει φωτογραφία (έντυπο I-766)
• Για έναν μη μεταναστευτικό αλλοδαπό εξουσιοδοτημένο να εργαστεί: ξένο διαβατήριο και έντυπο I-94 (ή 94Α) και επικύρωση του καθεστώτος του αλλοδαπού χωρίς μετανάστευση, εφόσον δεν έχει λήξει
• Διαβατήριο από τις Ομόσπονδες Πολιτείες της Μικρονησίας, Δημοκρατία των Νήσων Μάρσαλ

Κατάλογος Β: Τα έγγραφα αυτής της λίστας δείχνουν την ταυτότητα του υπαλλήλου. Εάν ένας υπάλληλος δεν διαθέτει έγγραφο από τον κατάλογο Α, πρέπει να προσκομίσει ένα έγγραφο από τον κατάλογο Β, συν ένα έγγραφο από τον κατάλογο Γ (παρακάτω).

• Άδεια οδηγού ή δελτίο ταυτότητας που εκδίδεται από κράτος (εφόσον περιέχει αναγνωριστικό φωτογραφίας και άλλα προσωπικά στοιχεία)
• Σχολικό αναγνωριστικό με φωτογραφία
• Η κάρτα εγγραφής του ψηφοφόρου
• Αμερικανική στρατιωτική κάρτα ή αρχείο ρεκόρ
• Κάρτα ταυτότητας στρατιωτικής εξαρτώμενης
• Αμερικανική Ακτοφυλακή Merchant Marine κάρτα
• Ιθαγενές αμερικανικό φυλετικό έγγραφο
• Άδεια οδηγού που εκδίδεται από καναδική κυβέρνηση

Για τους ανήλικους (ηλικίας κάτω των 18 ετών) που δεν μπορούν να προσκομίσουν ένα από τα έγγραφα του καταλόγου Β, εναλλακτικά έγγραφα αποδεκτά για την απόδειξη της ταυτότητας του εργαζομένου περιλαμβάνουν σχολικό μητρώο ή κάρτα αναφοράς. πελάτη, γιατρό ή νοσοκομειακή εγγραφή. ή ένα αρχείο μέριμνας ή νηπιαγωγείου.

Λίστα Γ: Το παρόν έγγραφο καθορίζει την εξουσιοδότηση του εργαζομένου να εργάζεται στις Ηνωμένες Πολιτείες. Και πάλι, αν ο εργαζόμενος δεν μπορεί να προσκομίσει ένα έγγραφο από τον κατάλογο Α, πρέπει να προσκομίσει ένα από τον κατάλογο Β και ένα από τον κατάλογο Γ.

• Κάρτα αριθμού λογαριασμού κοινωνικής ασφάλισης (εκτός εάν αναφέρεται στην κάρτα: δεν ισχύει για απασχόληση, ισχύει μόνο για εργασία με άδεια INS ή ισχύει μόνο για εργασία με άδεια DHS)
• Πιστοποίηση γέννησης στο εξωτερικό από το Υπουργείο Εξωτερικών (Έντυπο FS-545)
• Πιστοποίηση της έκθεσης γέννησης που εκδόθηκε από το Υπουργείο Εξωτερικών (Έντυπο DS-1350)
• Πρωτότυπο ή επικυρωμένο αντίγραφο πιστοποιητικού γεννήσεως που έχει εκδοθεί από κράτος, νομό, δημοτική αρχή ή έδαφος των ΗΠΑ που έχει επίσημη σφραγίδα
• Ιθαγενές αμερικανικό φυλετικό έγγραφο
• Αμερικανική ταυτότητα πολίτη (Έντυπο I-197)
• Κάρτα αναγνώρισης για τη χρήση κατοίκου πολιτών στις Ηνωμένες Πολιτείες (Έντυπο I-179)
• Έγγραφο εξουσιοδότησης εργασίας που εκδίδεται από το Υπουργείο Εσωτερικής Ασφάλειας

Όπως και στην περίπτωση του εργαζόμενου, οι εργοδότες πρέπει να βεβαιώνουν υπό την κατηγορία της ψευδορκίας ότι έχουν αναθεωρήσει τα απαραίτητα έγγραφα, πιστεύουν ότι είναι αυθεντικοί και πιστεύουν, εξ όσων γνωρίζουν, ότι ο εργαζόμενος είναι εξουσιοδοτημένος να εργάζεται στις ΗΠΑ Εκτός από την υπογραφή ο εργοδότης πρέπει να σημειώσει την πρώτη ημέρα απασχόλησης του εργαζόμενου καθώς και άλλες πληροφορίες για τον εργοδότη (το όνομα της επιχείρησης, τον τίτλο του υπογράφοντος το έντυπο και τη διεύθυνση της επιχείρησης).

3. Μέρος ΙΙΙ: Για τον εργοδότη, κατά την επαναφορά

Αυτό το μέρος του εντύπου συμπληρώνεται επίσης μόνο από τον εργοδότη, αλλά χρησιμοποιείται μόνο στην περίπτωση επανεπιβεβαίωσης κατά την επανεκχώρηση υπαλλήλου. Εάν ένας υπάλληλος επανενταχθεί εντός τριών ετών από την ημερομηνία της αρχικής I-9, ο εργοδότης μπορεί να επιλέξει να συμπληρώσει αυτό το τμήμα ή ένα νέο I-9.

Εάν είναι απαραίτητο να συμπληρωθεί αυτό το μέρος, τότε ο εργοδότης απλώς απαριθμεί το όνομα του υπαλλήλου (ή το νέο όνομα αν ο υπάλληλος έχει αλλάξει το όνομα) και την ημερομηνία της επανεκχώρησης. Αν η προηγούμενη άδεια απασχόλησης έληξε, αλλά έχει πλέον παραταθεί, καταχωρίστε πληροφορίες σχετικά με το έγγραφο που καθιστά αυτή την άδεια (τίτλος εγγράφου, αριθμός και νέα ημερομηνία λήξης άδειας απασχόλησης).

Όπως συμβαίνει και με τα υπόλοιπα μέρη, ο υπάλληλος πρέπει να υπογράψει με ποινή ψευδορκίας ότι πιστεύει ότι το προσκομιζόμενο έγγραφο είναι γνήσιο και ότι ο εργαζόμενος έχει εξουσιοδοτηθεί να εργάζεται στις Ηνωμένες Πολιτείες.

Η κατώτατη γραμμή

Οι εργοδότες πρέπει να διατηρούν I-9 για το αργότερο τρία έτη από την ημερομηνία μίσθωσης ή ένα έτος μετά την ημερομηνία λήξης της απασχόλησης. Από καιρού εις καιρόν, η ομοσπονδιακή κυβέρνηση μπορεί να εξετάσει τα αρχεία σας για την απασχόληση. Εάν αποτύχετε να παραγάγετε I-9, μπορείτε να υποβάλετε πολιτικές και / ή ποινικές κυρώσεις. Βρείτε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το I-9 από το "Εγχειρίδιο για τους εργοδότες: Οδηγίες για την συμπλήρωση του εντύπου I-9". Για οποιεσδήποτε περαιτέρω ερωτήσεις σχετικά με το I-9, μπορείτε επίσης να συμβουλευτείτε έναν δικηγόρο για την απασχόληση.

(Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων μπορεί επίσης να ενδιαφέρονται "Συμπληρώνοντας 1099 έντυπα" και "συμπληρώνοντας τη φόρμα 4562, βήμα προς βήμα.")