Συμβουλές διαχείρισης χρόνου για οικονομικούς επαγγελματίες

Ο κόσμος της οικονομίας έχει εξελιχθεί σε έναν ιδιαίτερα ανταγωνιστικό χώρο εργασίας. Παρόλο που υπάρχουν μόνο 24 ώρες σε μία μόνο ημέρα, όπως λέει και η παροιμία, ο χρόνος είναι χρήμα. Ως εκ τούτου, η αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου είναι ένα ανταγωνιστικό πλεονέκτημα για κάθε οικονομικό επαγγελματία που επιθυμεί να γίνει πιο παραγωγικός και να αυξήσει τον χρόνο της ποιότητας μακριά από την εργασία.

Ωστόσο, υπάρχουν πολλές περισπασμοί που μπορεί να σας κρατήσει στη δουλειά περισσότερο από ό, τι είναι απαραίτητο. Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε για μερικές από αυτές τις κοινές απώλειες χρόνου και να μάθετε για μια σειρά από συμβουλές διαχείρισης χρόνου που θα σας κάνουν να κάνετε περισσότερη δουλειά σε λιγότερο χρόνο.

Η Μαύρη Τρύπα

Υπάρχουν διάφορες απώλειες χρόνου που μπορούν να απορροφήσουν την παραγωγικότητα. Για παράδειγμα, οι επαγγελματίες του χρηματοπιστωτικού τομέα μπερδεύονται διαρκώς για πολλαπλούς σκοπούς. Ας υποθέσουμε ότι είστε σύμβουλος, και μεταξύ 8:30 και 10 π.μ. σε πρωινό της Τετάρτης, καταφέρνετε να πετύχετε τα εξής:

• Εργάζεστε σε ένα υπολογιστικό φύλλο,
• Αλλά να σταματήσει μετά από να διακοπεί από δύο νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου,
• Στη συνέχεια, στείλτε έξι μηνύματα σε μια σειρά,
• Ακολούθησε ο έλεγχος των φωτογραφιών γάμου ενός φίλου κολλεγίου στο Instagram,
• Στη συνέχεια, αποδέχεστε μια πρόσκληση κοινωνικής εισόδου στην εταιρεία μέσω μηνύματος Slack,
• Πριν από την πραγματοποίηση δύο απροσδόκητων κλήσεων από υποψήφιους πελάτες, και
• Τέλος, αναγκάζονται να κλείσουν απότομα, καθώς ο προπονητής σας σταματάει, για να σας υπενθυμίσει ότι είστε καθυστερημένοι πέντε λεπτά για τη συνάντηση του προσωπικού.

Μήπως αυτό ακούγεται σαν ένα τυπικό πρωινό για σας; Αν ναι, και ιδιαίτερα αν εργάζεστε σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον, όπως μια εταιρεία ιδιωτικών κεφαλαίων ή μια επενδυτική τράπεζα, πιθανότατα έχετε τη χαμηλότερη απόδοση σε σύγκριση με τους συνομηλίκους σας.

Πέντε ή δέκα χρόνια από τώρα, κανείς δεν θα θυμάται, θα φροντίζει ή θα σας προάγει για όλη τη δουλειά που έχετε επιτύχει. Μήπως ο κόσμος θα νοιαζόταν αν ο Τόμας Τζέφερσον τελείωσε πολλή ανακατασκευή χαρτιού αλλά ποτέ δεν βοήθησε να γράψει τη Διακήρυξη της Ανεξαρτησίας; Το ίδιο ισχύει και για τη δουλειά σας - ο οργανισμός σας εκτιμά την απαραίτητη εργασία και τα αριστουργήματα, όχι τη δουλειά.

Σχεδίαση

Κάθε Κυριακή το απόγευμα, ολοκληρώστε τη λίστα "επεισοδίων" της επερχόμενης εβδομάδας, κατά προτίμηση χρησιμοποιώντας μια εφαρμογή ή υπηρεσία ιστού που συγχρονίζεται σε όλες τις συσκευές σας. Επισημάνετε τα στοιχεία που είναι απολύτως κρίσιμα για την επιτυχία σας στην εργασία και στην προσωπική σας ζωή. Αυτά που δεν επισημαίνονται είναι πιθανώς πράγματα που μπορείτε να μεταβιβάσετε, να καθυστερήσετε ή να αποφύγετε εντελώς.

Όσον αφορά τη χρηματοδότηση, τα κρίσιμα παραδοτέα περιλαμβάνουν εκθέσεις ή έρευνα που πρέπει να είναι ακριβείς και να υποβάλλονται πριν από μια προθεσμία. Ο οργανισμός σας εξυπηρετείται καλύτερα αν επικεντρωθείτε στη βελτίωση της ποιότητας αυτών των αναφορών, σε αντίθεση με την απλή διεξαγωγή αξιοπρεπούς δουλειάς σε αυτά, ώστε να μπορείτε να απελευθερώσετε χρόνο για αντικείμενα που δεν είναι βασικά (όπως η απάντηση σε μηνύματα χαμηλής προτεραιότητας ή η συμμετοχή σε μια μακρά συνάντηση).

Ομοίως, δέκα λεπτά πριν από την αναχώρησή σας κάθε μέρα, τερματίζετε τα στοιχεία της επόμενης ημέρας και τα ονομάζετε με σειρά προτεραιότητας και σημασίας. Και πάλι, αναρωτιέστε συνεχώς τον εαυτό σας όλα τα πράγματα που δεν χρειάζεται πραγματικά να κάνετε - τα πράγματα που δεν πληρούν ένα συγκεκριμένο όριο παραγωγικότητας.

(Επίσης, ανατρέξτε στο θέμα Να βρείτε τη θέση σας στη χρηματοπιστωτική βιομηχανία.)

Πολυεπεξεργασία

Η επιτυχία στη χρηματοδότηση μειώνει την ικανότητά του να παρέχει πάντα κρίσιμα και άμεσα αποτελέσματα. Ποιες είναι οι βασικές πληροφορίες και τα στοιχεία που επικαλούνται οι διαχειριστές χρηματοδότησης; Τι μπορείτε να παραδώσετε για να βοηθήσετε τον οργανισμό σας και / ή τους πελάτες σας να κερδίσουν; Συμπεριλαμβάνει την έγκαιρη υποβολή μιας έκθεσης ελέγχου, ακριβείς υπολογισμούς της καθαρής παρούσας αξίας σε ένα προτεινόμενο έργο ή εξασφαλίζοντας ότι οι τύποι του Excel οδηγούν σε σωστά συγκεντρωτικά σύνολα;

Στο τέλος της ημέρας, κανείς δεν νοιάζεται για όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ανταλλάξατε, τις συναντήσεις κοινωνικής λέσχης που παρακολουθήσατε ή τη χρονολογική κατάθεση φακέλων στο γραφείο σας. Το multitasking εμποδίζει συνεχώς τα άτομα να δίνουν τα δυνατά τους στα λίγα κρίσιμα παραδοτέα που περιμένουν πραγματικά από τους εργοδότες τους.

Κάνετε πρώτα τα σημαντικότερα, δύσκολα, επείγοντα και υψηλότερης αξίας αντικείμενα δράσης. Η επιτυχία στη χρηματοδότηση μπορεί να περιλαμβάνει απλότητα στις μεθόδους για τον τρόπο προσέγγισης των καθηκόντων σας. Αυτό μπορεί να φαίνεται βίαια απλός για τον πρόσφατα αποφοίτητο και πολύ απλό, αλλά κάνει ένα πράγμα κάθε φορά και δεν σταματάει μέχρι να ολοκληρωθεί. Εάν τα καθήκοντά σας σχετίζονται με ένα μακροπρόθεσμο έργο, το κόψτε σε βραχυπρόθεσμα ορόσημα και τελειώστε μπροστά από το χρόνο. Όπως δήλωσε ο Χένρι Φορντ, "Τίποτα δεν είναι ιδιαίτερα δύσκολο αν το διαιρέσεις σε μικρές δουλειές". Κάνοντας τα πράγματα από την αρχή μέχρι το τέλος εξαλείφει τις δαπανηρές αναποτελεσματικότητες, διότι θα αποφύγετε να συνεχίζετε συνεχώς και να επαναβαθμολογείτε σε διαφορετικά, άσχετα αντικείμενα.

Εάν περάσετε τρεις ώρες κάθε εβδομάδα σε άχρηστα καθήκοντα, αυτό ανέρχεται σε περίπου 150 ώρες το χρόνο. Ο συνεργάτης σας μερικά γραφεία από εσάς, ο οποίος είναι πιο αποτελεσματικός και βάζει σε 150 ώρες περισσότερο το χρόνο, είναι πιθανό να απολαύσει μερικές προσφορές και αυξήσεις μισθών που άλλοι δεν πήραν.

(Εξερευνήστε τους τύπους θέσεων εργασίας στον χρηματοπιστωτικό κλάδο με τις επιλογές οικονομικής σταδιοδρομίας για επαγγελματίες.)

Inbox

Τα εισερχόμενά σας είναι μια μεγάλη απώλεια χρόνου. Εάν η πλειοψηφία των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας δεν έχει σχέση με τα άμεσα σας καθήκοντα, τότε γεμίζετε σποραδικά την ημέρα σας με πληροφορίες σχετικά με τα απορρίμματα.

Για να αποφύγετε αυτό:

• Ορίστε προκαθορισμένες ώρες για τον έλεγχο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και ελέγξτε τα εισερχόμενά σας όχι περισσότερο από τρεις ή τέσσερις φορές την ημέρα.
• Δημιουργήστε ένα φάκελο μετά από ώρες για τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα οποία πρέπει να φτάσετε, αλλά αυτά δεν είναι επείγοντα. Αυτός ο φάκελος είναι ιδιαίτερα χρήσιμος για να επιστρέψετε σε σημαντικά αιτήματα που μπορούν να περιμένουν μερικές εργάσιμες ημέρες πριν λάβετε μια απάντηση από εσάς.
• Στείλτε μόνο τα πιο κρίσιμα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας. Παρόλο που είναι σημαντικό να παραμείνετε ενημερωμένοι στην ομάδα σας, ένα σημαντικό κομμάτι του χρόνου σας μπορεί να χαθεί από άπειρους ή λιγότερο πειθαρχημένους συναδέλφους που πλημμυρίζουν τα εισερχόμενά σας με άσχετα μηνύματα. Μπορείτε να μειώσετε αυτούς τους τύπους μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αν δεν απαντήσετε σε αυτά που δεν σχετίζονται με την εργασία.
• Αδειάστε τα εισερχόμενα πριν φύγετε από την εργασία. Μπορείτε να το ολοκληρώσετε δημιουργώντας φακέλους σχετικούς με το έργο, στους οποίους μπορείτε να σταθμεύσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με συγκεκριμένα προβλήματα. Η διατήρηση των κενών εισερχομένων σας εξοικονομεί χρόνο εξαλείφοντας μη κεντρικά μηνύματα από την προσοχή σας. Αν υπάρχουν αντικείμενα που απαιτούν απολύτως προσοχή μέσα στις επόμενες ώρες ή την επόμενη μέρα, τοποθετήστε τα σε ένα επείγον φάκελο.

Άλλες συμβουλές εξοικονόμησης χρόνου

Παρακολουθήστε πόσο χρόνο πραγματικά λείπετε

Δημιουργήστε ένα απλό υπολογιστικό φύλλο που σας επιτρέπει να εισάγετε τον εκτιμώμενο χρόνο που έχετε σπαταλήσει σε ασήμαντα θέματα. Κάνετε αυτό σε καθημερινή βάση. Καθώς αναπτύσσετε και διατηρείτε αυτή τη συνήθεια, θα εκπαιδεύετε τον εαυτό σας για να αναγνωρίσετε ασήμαντα θέματα καθώς τα αντιμετωπίζετε.

Μόνο έγγραφα επεξεργασίας χαρτιού μία φορά

Μόλις υποβληθούν σε επεξεργασία, μπορείτε να τα καταθέσετε, να τα υποβάλετε ή να απαλλαγείτε από αυτά.

Απευθείας μήνυμα στους συναδέλφους σας

Το περπάτημα στο γραφείο σας ή μεταξύ των τμημάτων μπορεί να σας κοστίσει μερικές ώρες την εβδομάδα - και γνωρίζουμε πόσο δαπανηρό είναι αυτό σε ετήσια βάση. Εκτός αν πρόκειται για ένα σημαντικό ή περίπλοκο ζήτημα, η χρήση άμεσων μηνυμάτων μέσω ενός εταιρικού συστήματος μηνυμάτων ή εγκεκριμένης υπηρεσίας ιστού είναι συχνά ένας αποτελεσματικότερος τρόπος για να λάβετε γρήγορα απαντήσεις σε διάφορες ερωτήσεις.

Ξέρτε πού είναι όλα σε οποιαδήποτε δεδομένη ώρα

Αυτό περιλαμβάνει ηλεκτρονικές και πληροφορίες χαρτιού. Εάν εκτιμάτε το χρόνο σας, μην το χάνετε ψάχνοντας για πράγματα.

Ξεχωρίστε τις εργασίες σας σε τέσσερις κατηγορίες:

1. Επείγοντα και σημαντικά - όπως οικονομικές και λογιστικές εκθέσεις με αυστηρές και προσεγγίσιμες προθεσμίες.

2. Δεν είναι επείγουσες και σημαντικές - όπως η δικτύωση στο πλαίσιο της ομάδας χρηματοδότησής σας, των μαθημάτων κατάρτισης κ.λπ.

3. Επείγοντα και όχι σημαντικά - όπως σποραδικά μηνύματα από τα εισερχόμενά σας και "υπογραφή ημερομηνιών λήξης" για συναντήσεις ομάδων.

4. Δεν είναι επείγουσες και δεν είναι σημαντικές - όπως δέκα λεπτά συνομιλίας από το μηχάνημα αυτόματης πώλησης, έλεγχος φανταστικού ποδοσφαίρου κ.λπ.

(Προφανώς, θα πρέπει να περάσετε όσο το δυνατόν περισσότερο την πρώτη σας ημέρα στην πρώτη κατηγορία.)

Αντιπρόσωπος, Αντιπρόσωπος, Αντιπρόσωπος

Αυτό είναι που θα σας χωρίσει από το πακέτο καθώς ανεβαίνετε στον οργανισμό. Αντιμετωπίστε εργασίες που μόνο εσείς μπορείτε να εκτελέσετε. Καθώς τελειοποιείτε τις δεξιότητές σας για τη διαχείριση του χρόνου, σύντομα θα έχετε αναθέσει απευθείας τις αναφορές σας. Ορίστε εργασίες που δεν χρειάζεται να χειρίζεστε όσο το δυνατόν περισσότερο. Θα πρέπει να κάνετε μόνο τα πράγματα που απαιτούν απόλυτα την προσοχή ή την εμπειρία σας.

Μην διαχειριστείτε την προσωπικότητά σας

Οι επαγγελματίες του χρηματοπιστωτικού τομέα θα πρέπει να διαθέτουν δεξιότητες διαχείρισης χρόνου, αλλά θα πρέπει επίσης να έχουν συναίσθηση και καλή θέληση με τους εσωτερικούς συναδέλφους και την εξωτερική κοινότητα. Η εστίαση αποκλειστικά στην ώρα σας μπορεί να σας κάνει να φαίνονται λειαντικά, γεγονός που θα αναχαιτίσει πολλούς ανθρώπους όταν βρίσκονται γύρω σας, συμπεριλαμβανομένων των κοινωνικών και επιχειρηματικών ρυθμίσεων ανάπτυξης. Αν δεν είστε προσεκτικοί, θα πάτε να σκέφτεστε ότι είστε ο γκουρού της διαχείρισης του χρόνου, αλλά δεν θα έχετε πλήρη επίγνωση της σφραγίδας "κοινωνικού ηλίθιο" στο μέτωπό σας.

Οι δεξιότητες επικοινωνίας, ηγεσίας και επιχειρηματικής ανάπτυξης είναι εξίσου σημαντικές με τις δεξιότητες διαχείρισης του χρόνου. Καθώς οι επαγγελματίες του χρηματοπιστωτικού τομέα ανεβαίνουν στην καριέρα τους, οι δεξιότητες διαχείρισης χρόνου δεν επαρκούν πλέον για να τους βοηθήσουν να φτάσουν στο επόμενο επίπεδο (δηλαδή το εκτελεστικό επίπεδο).

Η κατώτατη γραμμή

Αν εκτιμάτε τη ζωή σας, τότε εκτιμάτε το χρόνο σας. Η ζωή της εργασίας είναι μια επιμέρους συνιστώσα της ευρύτερης εικόνας της ζωής σας - το επίπεδο συμβολής και εξυπηρέτησης που μπορείτε να παρέχετε σε άλλους εξαρτάται από την ικανότητά σας να αξιοποιήσετε στο έπακρο το πεπερασμένο χρονικό διάστημα που σας έχει χορηγηθεί. Θυμηθείτε: Είναι τα σημαντικά πράγματα που ο εργοδότης σας αναμένει να παραδώσει σε αυτή την καταμέτρηση. Ο εργοδότης σας δεν ενδιαφέρεται πολύ για τίποτα άλλο, ούτε και εσείς.

(Για περισσότερα, διαβάστε Χρηματοοικονομική Απόδοση: Ο Οδηγός Αναλυτή για τη Διαχείριση Χρόνου.)