Απόδειξη πληρωμής
Ένα δελτίο είναι ένα έγγραφο που χρησιμοποιείται από την υπηρεσία πληρωτέων λογαριασμών της εταιρείας για να συγκεντρώσει και να καταθέσει όλα τα δικαιολογητικά που απαιτούνται για την έγκριση της πληρωμής μιας υποχρέωσης. Το κουπόνι είναι ένας εσωτερικός λογιστικός έλεγχος, ο οποίος εξασφαλίζει ότι κάθε πληρωμή είναι κατάλληλα εξουσιοδοτημένη και ότι τα αγαθά ή οι υπηρεσίες που αγοράζονται πράγματι εισπράττονται.
ΠΑΡΑΛΑΒΗ ΔΩΡΕΑΝ
Κάθε επιχείρηση διατηρεί γραπτές διαδικασίες για κάθε μία από τις καθημερινές λογιστικές εργασίες της εταιρείας. Ένα καθήκον είναι η διαδικασία έγκρισης και πληρωμής τιμολογίων πωλητών, ενώ αντίγραφα ορισμένων εγγράφων πρέπει να υποστηρίζουν κάθε πληρωμή.
Παραδείγματα δελτίων
Ας υποθέσουμε ότι ένα εστιατόριο παραγγέλνει το κρέας και τα ψάρια κάθε λίγες μέρες από τους πωλητές. Ο διαχειριστής του εστιατορίου συμπληρώνει μια εντολή αγοράς για 30 κιλά κρέατος και ο ιδιοκτήτης αρχίζει την εντολή αγοράς για να εγκρίνει την αποστολή. Όταν παραλαμβάνεται η αποστολή, τα περιεχόμενα της αποστολής συγκρίνονται με την παραγγελία προκειμένου να διασφαλιστεί ότι η αποστολή ταιριάζει με αυτό που παραγγέλθηκε. Το εστιατόριο συμπληρώνει μια απόδειξη αποστολής για να τεκμηριώσει τη διαδικασία και η απόδειξη αποστολής συγκρίνεται με το τιμολόγιο του πωλητή.
Το κουπόνι περιλαμβάνει μια συνοδευτική σελίδα που εξηγεί κάθε συνημμένο. Η εντολή αγοράς, η απόδειξη αποστολής και το τιμολόγιο επισυνάπτονται στο δελτίο. Ο ιδιοκτήτης ελέγχει όλες τις πληροφορίες των κουπονιών πριν υπογράψει μια επιταγή. Το κουπόνι μπορεί επίσης να απαριθμεί τους λογαριασμούς του γενικού βιβλίου που χρησιμοποιούνται για την καταγραφή της συναλλαγής. Το εστιατόριο, για παράδειγμα, μπορεί να πιστώσει (να αυξήσει) τον λογαριασμό αποθέματος κρέατος και να χρεώσει (μειώσει) τον λογαριασμό μετρητών για να καταγράψει την πληρωμή.
Πώς τα δελτία υποστηρίζουν έναν έλεγχο
Τα δελτία της εταιρείας χρησιμεύουν ως βασική πηγή στοιχείων όταν διενεργείται έλεγχος. Ένας ελεγκτής εκτελεί μια σειρά διαδικασιών για να καθορίσει εάν οι οικονομικές καταστάσεις είναι απαλλαγμένες από ουσιώδη ανακρίβεια. Ένα δελτίο αποδεικνύει ότι τα αγαθά που αγοράστηκαν πράγματι εισπράχθηκαν, γεγονός που υποστηρίζει τον ισχυρισμό του ελεγκτή ότι τα αγαθά και οι υπηρεσίες που καταχωρήθηκαν στις οικονομικές καταστάσεις πραγματικά υπάρχουν. Το κουπόνι δικαιολογεί επίσης τις πληρωμές σε μετρητά της επιχείρησης σε πωλητές και τα έγγραφα που τηρούν οι λογαριασμοί του γενικού μητρώου για τη δημοσίευση της συναλλαγής.
Factoring στην πρόληψη της απάτης
Με τη χρήση ενός συστήματος κουπονιών μειώνεται επίσης ο κίνδυνος συνωμότητας των εργαζομένων για την απόκτηση περιουσιακών στοιχείων της εταιρείας. Οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν την έννοια του διαχωρισμού καθηκόντων για να αποτρέψουν την κλοπή των εργαζομένων, πράγμα που σημαίνει ότι κρίσιμα καθήκοντα ανατίθενται σε διαφορετικούς ανθρώπους εντός του οργανισμού. Χρησιμοποιώντας το παράδειγμα του εστιατορίου, ο διαχειριστής συμπληρώνει την εντολή αγοράς, ο ιδιοκτήτης εγκρίνει την παραγγελία και ένα τρίτο μέρος συγκρίνει τα στοιχεία που έλαβε με το τιμολόγιο προμηθευτή. Το κουπόνι δηλώνει ότι τα καθήκοντα εκτελούνται από τρία διαφορετικά άτομα και δημιουργεί ένα ίχνος χαρτιού έτσι ώστε ο ελεγκτής να μπορεί να επιβεβαιώσει ότι τα καθήκοντα είναι κατάλληλα διαχωρισμένα.
Σύγκριση επενδυτικών λογαριασμών Όνομα παροχέα Περιγραφή Αποκάλυψη διαφημιζόμενου × Οι προσφορές που εμφανίζονται σε αυτόν τον πίνακα προέρχονται από συνεργασίες από τις οποίες η Investopedia λαμβάνει αποζημίωση.