Φορολογικά έγγραφα που πρέπει πάντα να διατηρείτε

Μόλις καταθέσετε τη φορολογική σας δήλωση, μάλλον δεν αισθάνεστε να κρατάτε όλα τα χαρτιά - W-2, 1099 και πολλά άλλα - ή ακόμα και να σκεφτείτε φόρους. Υπάρχουν όμως ορισμένα έγγραφα που θέλετε να διατηρήσετε επ 'αόριστον. Η πρακτική της τήρησης των εγγράφων που θα χρειαστείτε για το μέλλον θα αποδώσει στη φορολογική αποταμίευση αργότερα. Ακολουθεί μια ανασκόπηση αυτών των εγγράφων και γιατί πρέπει να τα κρατήσετε.

Αντίγραφα επιστροφών

Το IRS έχει ένα περιορισμένο χρονικό διάστημα για να ελέγξει τις αποδόσεις (συνήθως τρία χρόνια από την ημερομηνία λήξης της επιστροφής). Ωστόσο, αυτό το όριο δεν ισχύει αν η IRS νομίζει ότι δεν έχετε καταθέσει ποτέ επιστροφή. Εάν το IRS σας στείλει μια επιστολή που υποδεικνύει ότι δεν έχετε καταθέσει ποτέ, εξαρτάται από εσάς να αποδείξετε το αντίθετο. Για να το κάνετε αυτό, διατηρήστε ένα αντίγραφο της επιστροφής σας για πάντα, μαζί με την απόδειξη της κατάθεσης. Ο τύπος της απόδειξης εξαρτάται από τον τρόπο υποβολής της επιστροφής σας:

• Για αποδόσεις χαρτιού: Πιστοποιημένη ή πιστοποιημένη απόδειξη ή δελτίο από ιδιωτικό μεταφορέα (π.χ. FedEx, UPS).
• Για ηλεκτρονικές επιστροφές: Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο που επιβεβαίωσε την επιστροφή σας έγινε αποδεκτό για την κατάθεση. Εάν χρησιμοποιείτε λογισμικό για την αρχειοθέτηση, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο παράγεται από το λογισμικό (π.χ., το TurboTax σάς στέλνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου). Αν χρησιμοποιείτε έναν πληρωμένο παρασκευαστή, ζητήστε από τον συντάκτη να σας επιβεβαιώσει ότι η επιστροφή σας έγινε δεκτή για κατάθεση.

Το ίδιο ισχύει για τις κρατικές δηλώσεις φόρου εισοδήματος. Κρατήστε για πάντα αντίγραφο της δήλωσης φορολογίας εισοδήματος του κράτους, μαζί με την απόδειξη της κατάθεσης.

Έγγραφα για το σπίτι σας

Για πολλούς ανθρώπους, μια προσωπική κατοικία είναι το μεγαλύτερο μεμονωμένο περιουσιακό τους στοιχείο και αυτό που μπορεί να δημιουργήσει ένα σημαντικό φορολογικό βάρος όταν πωλείται. Ο φορολογικός νόμος επιτρέπει κέρδος ύψους 250.000 δολαρίων για την πώληση κύριας κατοικίας (500.000 δολάρια για τους αρχειοθέτες), εφόσον πληρούνται ορισμένες προϋποθέσεις. Εάν δεν πληρούνται αυτές οι προϋποθέσεις - ή εάν το κέρδος υπερβαίνει το όριο του δολαρίου - προκύπτει φορολογητέο κέρδος. Προκειμένου να ελαχιστοποιηθεί το κέρδος, είναι χρήσιμο να μεγιστοποιηθεί η βάση του σπιτιού. Η βάση, η οποία αρχίζει με αυτό που πληρώσατε για το σπίτι, μπορεί να αυξηθεί με βελτιώσεις κεφαλαίου, όπως μια προσθήκη, μια νέα στέγη, συσκευές, μια πισίνα στο έδαφος και τον εξωραϊσμό.

Όσο περισσότερο είστε ιδιοκτήτης του σπιτιού, τόσο πιο πιθανό είναι ότι (α) η τιμή που λαμβάνετε όταν πουλάτε θα είναι υψηλότερη από ό, τι πληρώσατε και (β) ότι έχετε βάλει περισσότερα χρήματα στο σπίτι για βελτιώσεις. Βρείτε μια λίστα βελτιώσεων κεφαλαίου για τις οποίες θα πρέπει να αποθηκεύσετε αποδείξεις ή άλλες αποδείξεις πληρωμής στο IRS Publication 523 (2017 update not published at time writing).

Εκτός από τις βελτιώσεις στο σπίτι, διατηρήστε την αρχική δήλωση διακανονισμού και άλλα έγγραφα σχετικά με την αγορά. Αυτό σας επιτρέπει να προσθέσετε στη βάση κόστους σας τα ακόλουθα:

• αφηρημένα τέλη (περίληψη τελών τίτλου)
• χρεώσεις για την εγκατάσταση υπηρεσιών κοινής ωφέλειας
• νομικά έξοδα (συμπεριλαμβανομένων των τελών για αναζήτηση τίτλου, προετοιμασία της σύμβασης πώλησης και προετοιμασία της πράξης)
• καταβολή τελών
• αμοιβές έρευνας
• ασφάλιση τίτλου
• φόρους μεταφοράς ή σφραγίδας

Διατηρήστε ένα αρχείο αυτών των δαπανών για όσο διάστημα είστε ιδιοκτήτης του σπιτιού σας και, στη συνέχεια, τουλάχιστον για τρία χρόνια μετά την υποβολή της δήλωσής σας για την πώληση. Η περίοδος των τριών ετών στις περισσότερες περιπτώσεις είναι ο χρόνος κατά τον οποίο το IRS μπορεί να αμφισβητήσει τη θέση σας.

Κόστος εξαγοράς για ακίνητα

Όπως και στην περίπτωση των βελτιώσεων στο σπίτι, θέλετε να διατηρείτε αρχεία που σχετίζονται με άλλα ακίνητα - αποθέματα, εξοχικές κατοικίες, ενοικιάσεις ακινήτων ή έργα τέχνης. Και πάλι, πρέπει να ξέρετε τι πληρώσατε για ακίνητα, συμπεριλαμβανομένων προμηθειών και άλλων εξόδων απόκτησης, έτσι ώστε να μπορείτε να υπολογίσετε σωστά το κέρδος όταν πουλάτε. Εάν δεν το κάνετε, ίσως χρειαστεί να πληρώσετε περισσότερα σε φόρους από ό, τι θα ήταν διαφορετικά (εξαρτάται από εσάς για να αποδείξετε τη φορολογική σας βάση εάν το IRS προκαλεί την επιστροφή σας).

Όπως στην περίπτωση των αρχείων που σχετίζονται με το σπίτι σας, κρατήστε αυτά τα αρχεία για όσο διάστημα είστε κύριος της περιουσίας και, στη συνέχεια, για τουλάχιστον τρία έτη μετά την υποβολή της δήλωσής σας, αναφέροντας την πώληση του ακινήτου.

Σημείωση: Οι εταιρείες διαμεσολάβησης και οι εταιρείες αμοιβαίων κεφαλαίων πρέπει τώρα να παρέχουν βασικές πληροφορίες σχετικά με ορισμένους τίτλους (π.χ. αποθέματα που αποκτώνται από αυτά από το 2011). Ωστόσο, είναι σοφό να διατηρήσετε αυτές τις πληροφορίες σε περίπτωση που αλλάξετε εταιρείες ή επιχειρήσεις συγχωνεύονται και τα αρχεία σας χάνονται (αυτό συμβαίνει).

Κληρονομημένη ιδιότητα

Όταν κληρονομούν την ιδιοκτησία, η φορολογική σας βάση γίνεται η αξία του ακινήτου κατά την ημερομηνία του θανάτου του ατόμου που σας άφησε (που αποκαλείται κλιμακωτή βάση). Μεγάλα ακίνητα (αυτά αξίας άνω των 11.180.000 δολαρίων για όσους πεθαίνουν το 2018) αναφέρουν την αξία σε μια ομοσπονδιακή φορολογική δήλωση περιουσίας (Έντυπο 706). Μικρότερα κτήματα ενδέχεται να χρειαστεί να αναφέρουν την αξία της περιουσίας σε φόρους κρατικών φόρων θανάτου, ακόμη και αν δεν υπάρχει ομοσπονδιακή επιστροφή. Ζητήστε από τον εκτελεστή της περιουσίας, τον διαχειριστή ή τον προσωπικό σας εκπρόσωπο για αυτές τις πληροφορίες. (Η νέα φορολογική νομοθεσία διπλασίασε το βασικό ποσό αποκλεισμού για φόρο ακίνητης περιουσίας από περίπου $ 5 εκατομμύρια σε $ 10 εκατομμύρια.)

Για κτήματα που δεν υποχρεούνται να καταθέτουν τέτοιες επιστροφές, εναπόκειται στους κληρονόμους να προσδιορίσουν την αξία, η οποία γίνεται η βάση του ακινήτου. Εάν κληρονομούμε τους τίτλους που διαπραγματεύονται δημόσια, λάβετε την αξία τους για την ημερομηνία του θανάτου. Αν κληρονομήσετε την ακίνητη περιουσία, μπορεί να θέλετε να πάρετε μια εκτίμηση για το χρόνο του θανάτου, ώστε να μπορέσετε να αποδείξετε τη βάση σας αργότερα. Και πάλι, όπως και με άλλα περιουσιακά στοιχεία, διατηρήστε αυτές τις πληροφορίες για όσο διάστημα είστε κύριος της περιουσίας, καθώς και η περίοδος κατά την οποία το IRS μπορεί να αμφισβητήσει την έκθεσή σας για μια πώληση.

Η κατώτατη γραμμή

Η τήρηση αρχείων μπορεί να φαίνεται κουραστική και δυσκίνητη. Δημιουργήστε ένα σύστημα καταγραφής αρχείων που λειτουργεί για εσάς. Απλοποιήστε τα χαρτιά σας δημιουργώντας μια ηλεκτρονική εγγραφή (π.χ., σαρώστε τα έγγραφα που θέλετε να κρατήσετε και τα διατηρήσετε σε ένα αρχείο στον φορητό υπολογιστή σας, σε μια μονάδα flash ή στο σύννεφο).

Στην πραγματικότητα, η διατήρηση αντιγράφων των βασικών σας αρχείων στο σύννεφο και / ή σε κάποια άλλη τοποθεσία αποτελεί σημαντική προστασία. Οι φορητοί υπολογιστές και οι μονάδες flash μπορούν να καταστραφούν ή να χαθούν. Ακόμα και με ηλεκτρονικά αρχεία, αρχειοθετήστε και τα χαρτιά, για κάθε περίπτωση. Θα μπορούσε να σας εξοικονομήσει πολλά προβλήματα εάν εσείς - ή οι κληρονόμοι σας - τους χρειάζεστε στο μέλλον.