Πώς να υπολογίσετε τα υπόλοιπα πίστωσης και χρέωσης σε μια γενική βιβλιοθήκη

Ένα γενικό βιβλίο ενεργεί ως αρχείο όλων των λογαριασμών και των συναλλαγών τους. Η εξισορρόπηση του ημερολογίου συνεπάγεται την αφαίρεση του συνολικού αριθμού χρεώσεων από τον συνολικό αριθμό των πιστώσεων. Προκειμένου να υπολογιστούν σωστά οι πιστώσεις και οι χρεώσεις, πρέπει πρώτα να γίνουν κατανοητοί ορισμένοι κανόνες.

Πώς να υπολογίσετε τις ισορροπίες

Αρχικά, εισάγετε όλους τους χρεωστικούς λογαριασμούς στην αριστερή πλευρά του ισολογισμού και όλους τους πιστωτικούς λογαριασμούς στα δεξιά. Συμπεριλάβετε το υπόλοιπο για κάθε μία. Εξετάστε ποιος χρεωστικός λογαριασμός επηρεάζει κάθε συναλλαγή και αν τελικά αυξάνει ή μειώνει αυτόν τον λογαριασμό. Για παράδειγμα, μειώνει το απόθεμα ή αυξάνει τα μετρητά; Τέλος, υπολογίστε το υπόλοιπο για κάθε λογαριασμό και ενημερώστε τον ισολογισμό.

Όταν τελειώσετε, ελέγξτε ότι οι πιστώσεις ίσες χρεώσεις για να εξασφαλίσετε ότι τα βιβλία είναι ισορροπημένα. Ένας άλλος τρόπος να εξασφαλιστεί η ισορροπία των βιβλίων είναι να δημιουργηθεί μια ισορροπία δοκιμών. Αυτό σημαίνει την καταχώριση όλων των λογαριασμών στο ημερολόγιο και των υπολοίπων κάθε χρέωσης και πίστωσης. Μόλις υπολογιστούν τα υπόλοιπα τόσο για τις χρεώσεις όσο και για τις πιστώσεις, οι δύο πρέπει να ταιριάξουν. Εάν τα στοιχεία δεν είναι τα ίδια, κάτι έχει χαθεί ή έχει υπολογιστεί λανθασμένα και τα βιβλία δεν είναι ισορροπημένα.

Σημαντικοί κανόνες που πρέπει να ακολουθήσετε

Πρώτον, οι χρεώσεις πρέπει τελικά να είναι ίσες με τις πιστώσεις. Παρόλο που αυτό μπορεί να προκαλέσει σύγχυση και ίσως να είναι δελεαστικό να χρησιμοποιείτε απλώς θετικούς και αρνητικούς αριθμούς για να λογοδοτήσετε τις συναλλαγές, τελικά η χρεωστική και πιστωτική σχέση εκφράζει με μεγαλύτερη ακρίβεια τι συμβαίνει στην επιχείρηση.

Δεύτερον, οι χρεώσεις αυξάνουν τους λογαριασμούς ενεργητικού, εξόδων και μερίσματος, ενώ οι πιστώσεις τους μειώνουν. Μπορεί να είναι χρήσιμο να χρησιμοποιήσετε τη μνημονική DEAD για να θυμάστε αυτό: Οι χρεώσεις αυξάνουν τα έξοδα, τα περιουσιακά στοιχεία και τα μερίσματα.

Τρίτον, το αντίθετο ισχύει για λογαριασμούς υποχρεώσεων, εσόδων και μετοχικού κεφαλαίου. Οι πιστώσεις τις αυξάνουν, ενώ οι χρεώσεις τους μειώνουν. Το μνημονικό για να θυμόμαστε αυτή τη σχέση είναι τα κορίτσια: οι λογαριασμοί που αυξάνουν είναι τα κέρδη, τα έσοδα, τα έσοδα, οι υποχρεώσεις και τα ίδια κεφάλαια των μετοχών.

Επειδή αυτές έχουν την αντίθετη επίδραση στους συμπληρωματικούς λογαριασμούς, τελικά οι πιστώσεις και οι χρεώσεις ισούνται μεταξύ τους και αποδεικνύουν ότι οι λογαριασμοί είναι ισορροπημένοι. Κάθε συναλλαγή μπορεί να περιγραφεί χρησιμοποιώντας το χρεωστικό / πιστωτικό σχήμα και τα βιβλία πρέπει να διατηρούνται σε ισορροπία, έτσι ώστε κάθε χρέωση να συνδυάζεται με αντίστοιχη πίστωση.

Λογιστικές πρακτικές

Λογιστικά λογιστικά όπως το QuickBooks, το FreshBooks και το Xero είναι χρήσιμα για την εξισορρόπηση των βιβλίων, αφού αυτά τα προγράμματα επισημαίνουν αυτόματα οποιουσδήποτε τομείς στους οποίους λείπει μια αντίστοιχη πιστωτική ή χρεωστική. Οι περισσότερες εταιρείες θα έχουν έναν εσωτερικό λογιστή που θα χειριστεί όλα αυτά για εσάς, αλλά εάν χειρίζεστε τα δικά σας οικονομικά, είναι καλή ιδέα να τρέχετε σημαντικούς αριθμούς μέσω ενός εξωτερικού λογιστικού συμβούλου, όπως ο Εγκεκριμένος Λογιστής (CPA) ή ο εγγεγραμμένος Αντιπρόσωπος (EA).

Μια χρέωση χωρίς την αντίστοιχη πίστωση ονομάζεται χρεωστική χρέωση. Αυτό μπορεί να συμβεί όταν μια χρεωστική εγγραφή εισάγεται στην πλευρά της πίστωσης ή όταν μια εταιρεία αποκτάται αλλά η συναλλαγή αυτή δεν καταγράφεται. Ομοίως, ένα εισιτήριο πίστωσης μπορεί να εισέλθει στο γενικό βιβλίο όταν γίνει μια κατάθεση, αλλά χρειάζεται ένα οφειλόμενο εισιτήριο συμψηφισμού, είτε ταυτοχρόνως είτε σύντομα μετά την εξισορρόπηση των βιβλίων.