Χρησιμοποιώντας μια επαγγελματική πιστωτική κάρτα

Εάν είστε κάτοχος μικρής επιχείρησης, πιθανότατα έχετε λάβει πολλές προσφορές και εφαρμογές για μια μικρή επιχειρηματική πιστωτική κάρτα. Μπορούν να είναι ένας βολικός τρόπος για να αυξήσετε την αγοραστική δύναμη της επιχείρησής σας, επιτρέποντας την πρόσβαση σε μια περιστρεφόμενη πιστωτική γραμμή.

Οι πιστωτικές κάρτες μικρών επιχειρήσεων παρέχουν στους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων εύκολη πρόσβαση σε ανακυκλούμενη γραμμή πίστωσης με καθορισμένο πιστωτικό όριο προκειμένου να πραγματοποιούν αγορές και να αποσύρουν μετρητά. Όπως μια καταναλωτική πιστωτική κάρτα, μια πιστωτική κάρτα μικρής επιχείρησης φέρει χρέωση τόκου εάν το υπόλοιπο δεν εξοφληθεί πλήρως σε κάθε κύκλο χρέωσης. Μπορεί να έχετε τη δυνατότητα να λάβετε μια πιστωτική κάρτα μέσω της τράπεζάς σας ή μπορείτε να συγκρίνετε τους όρους και τις δυνατότητες των καρτών - και να κάνετε online - μέσω του εργαλείου της πιστωτικής κάρτας.

Μια επιχειρηματική πιστωτική κάρτα μπορεί να είναι ένας βολικός τρόπος για γρήγορη πρόσβαση στη χρηματοδότηση για βραχυπρόθεσμες ανάγκες και μπορεί να αυξήσει την αγοραστική δύναμη της εταιρείας σας. Είναι συχνά εμπορεύεται ως ελκυστική εναλλακτική λύση σε μια παραδοσιακή πιστωτική γραμμή. Όπως κάθε πηγή χρηματοδότησης, μια επιχειρηματική πιστωτική κάρτα έρχεται με κόστος και πρέπει να διαχειρίζεται προσεκτικά.

Χρήση πιστωτικής κάρτας για επιχειρήσεις

Χωρίς ένα καλό σύστημα στη θέση του, μπορεί να είναι δύσκολο να παρακολουθείτε - και να κρατάτε μια λαβή σε - τις δαπάνες πιστωτικών καρτών, οι οποίες τελικά επηρεάζουν την κατώτατη γραμμή σας. Ορισμένες στρατηγικές μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την εξασφάλιση καλών πρακτικών πιστωτικών καρτών.

Εξασφάλιση λογοδοσίας

"Το πιο σημαντικό βήμα που μπορεί να κάνει μια μικρή επιχείρηση για να βεβαιωθεί ότι οι πιστωτικές κάρτες χρησιμοποιούνται αποτελεσματικά είναι να δημιουργηθεί ένα σύστημα απόδοσης λογοδοσίας", λέει ο John Burton, ιδρυτικός συνεργάτης της Moonshadow Leadership Solutions στο Bryson City, NC. από την έγκαιρη έγκριση όλων των δαπανών για πιστωτικές κάρτες μέχρι την αυστηρή απαίτηση αποδείξεων, τη λήψη πιστωτικών καρτών από όσους δεν αναφέρουν πλήρως και έγκαιρα τις αποδείξεις », λέει ο Burton. Έχετε ένα σύστημα στη θέση του πριν φτάσει η πρώτη πιστωτική κάρτα και, όπως λέει ο Burton, είναι συνεπής, αυστηρός και δίκαιος και δεν ανεχόμαστε καμία εξαίρεση.

Αποφασίστε ποιος λαμβάνει μια κάρτα

Ο Burton αναγνωρίζει τις προκλήσεις που μπορεί να αντιμετωπίσουν οι εργοδότες για να αποφασίσουν ποιος παίρνει μια πιστωτική κάρτα. "Έχω δει τις επιχειρήσεις που έχασαν τον έλεγχο των δαπανών με πιστωτικές κάρτες με την έκδοση πάρα πολλών καρτών σε πάρα πολλούς ανθρώπους και πιστεύοντας ότι όλοι οι αξιωματικοί και οι ταξιδιώτες χρειάζονταν την ευκολία μιας εταιρικής πιστωτικής κάρτας", λέει ο Burton. Παρόλο που δίνουμε σε όλους μια πιστωτική κάρτα μπορεί να φαίνεται σαν το σωστό ή εύκολο πράγμα που μπορεί να κάνει, μπορεί να οδηγήσει σε ένα "δυσλειτουργικό, δαπανηρό σύστημα και μια σοβαρή έλλειψη ελέγχου και λογοδοσίας", εξηγεί.

Χρησιμοποιήστε εναλλακτικές λύσεις και καθορίστε κανόνες. "Πολλές εταιρείες, ειδικά με τους πωλητές, επιστρέφουν τις δαπάνες των εταιρειών για προσωπικές πιστωτικές κάρτες με εξαιρετική υπευθυνότητα - δηλαδή, καμία απόδειξη, καμία αποζημίωση", λέει ο Burton. Ωστόσο, είναι χρήσιμο να υπάρχουν σαφείς κανόνες σχετικά με το ποιος παίρνει μια κάρτα, είτε βασίζεται σε αρχαιότητα, θέση είτε σε κάποιο άλλο παράγοντα. Αυτό μπορεί να αποτρέψει τη σύγχυση και να μετριάσει τα κακά συναισθήματα από τους υπαλλήλους που θα ήθελαν μια κάρτα αλλά δεν είναι επιλέξιμοι.

Ορισμός ορίων πιστωτικής κάρτας

Κάθε επιχείρηση θα πρέπει να έχει σαφείς πολιτικές σχετικά με τις δαπάνες, συμπεριλαμβανομένων των δαπανών που μπορούν να τοποθετηθούν σε κάρτες, του πόσο οι εργαζόμενοι μπορούν να ξοδέψουν και πόσο συχνά μπορούν να χρησιμοποιήσουν τις κάρτες τους. Είναι σημαντικό να θέσετε την πολιτική γραπτώς και να έχεις κάθε υπάλληλο στον οποίο έχει εκδοθεί μια κάρτα να την διαβάσει και να την υπογράψει. Αφού το κάνουν, δώστε σε κάθε κάτοχο κάρτας ένα αντίγραφο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για αναφορά.

Ανάλογα με την επαγγελματική κάρτα, ίσως μπορέσετε να ορίσετε περιορισμούς που περιορίζουν τις συναλλαγές σε ένα συγκεκριμένο ποσό δολαρίων, κατηγορία δαπανών και ορισμένες ημέρες και ώρες. Με κάποιες κάρτες, μπορείτε να ορίσετε μεμονωμένους περιορισμούς για κάθε εργαζόμενο. Για παράδειγμα, μπορείτε να περιορίσετε έναν υπάλληλο σε 50 δολάρια ημερησίως οποιαδήποτε ημέρα της εβδομάδας για αγορές φυσικού αερίου, ενώ περιορίζετε ένα άλλο σε $ 100 για φυσικό αέριο και $ 50 για γεύματα κάθε μέρα, αλλά μόνο στις εργάσιμες ημέρες.

Πώς να προσέχετε τη χρήση

Πολλές επαγγελματικές πιστωτικές κάρτες σας επιτρέπουν να ορίσετε ειδοποιήσεις δραστηριότητας που φτάνουν ως μηνύματα κειμένου ή email. Οι ειδοποιήσεις μπορούν να ρυθμιστούν για να σας ειδοποιούν κάθε φορά που πραγματοποιείται μια συναλλαγή ή μόνο εάν ένας εργαζόμενος χρησιμοποιεί (ή προσπαθεί να χρησιμοποιήσει) μια κάρτα με μη εγκεκριμένο τρόπο. Μπορείτε επίσης να επωφεληθείτε από την online ή / και την κινητή τραπεζική για να δείτε τη δραστηριότητα του λογαριασμού σας μέχρι στιγμής. Η λογιστική υπηρεσία σας θα πρέπει να ελέγξει κάθε δήλωση για να βεβαιωθεί ότι κάθε στοιχείο γραμμής είναι μια χρέωση που έχετε εξουσιοδοτήσει.

Χρησιμοποιώντας την επαγγελματική κάρτα με σύνεση

Παρόλο που οι πιστωτικές κάρτες είναι εύκολες στη χρήση, δεν είναι πάντα η καλύτερη επιλογή, ειδικά για μεγάλες δαπάνες που δεν μπορούν να πληρωθούν στο σύνολό τους πριν αρχίσουν να χρεώνονται τα επιτόκια. Παρόλο που απαιτούνται επιπλέον προσπάθειες για την εξασφάλιση δανείου από τράπεζα ή άλλο δανεισμό είναι συχνά λογικό να το πράξουν, δεδομένου ότι το επιτόκιο των πιστωτικών καρτών είναι κατά κανόνα πολύ υψηλότερο από εκείνο των εν λόγω εξασφαλισμένων χρεογράφων. Είναι επίσης πιθανό ότι μια μεγάλη αγορά - ή μερικές μεγάλες δαπάνες - μπορεί να κάνει μέγιστη έκπτωση της πιστωτικής σας κάρτας και να σας αφήσει χωρίς πηγή χρημάτων καθόλου.

Οφέλη για τις επιχειρηματικές πιστωτικές κάρτες

Μαζί με την παροχή της απαραίτητης ταμειακής ροής για τη συντήρηση και την οικοδόμηση της επιχείρησής σας, οι πιστωτικές κάρτες μπορούν να προσφέρουν τα εξής πλεονεκτήματα:

• Ευκολότερη πιστοποίηση: Μπορεί να είναι ευκολότερο για τους ιδιοκτήτες επιχείρησης που δεν διαθέτουν καθιερωμένο πιστωτικό ιστορικό να μπορούν να τύχουν πιστωτικής κάρτας με ανακυκλούμενη γραμμή πίστωσης παρά με παραδοσιακή πίστωση ή τραπεζικό δάνειο.
• Ευκολία: Οι πιστωτικές κάρτες είναι το απόλυτο πλεονέκτημα χρηματοδότησης. Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων μπορούν να έχουν γρήγορη πρόσβαση σε χρήματα για αγορές ή ανάληψη μετρητών, πολύ πιο εύκολα από το να βρουν μετρητά ή / και να χρησιμοποιήσουν ένα βιβλίο επιταγών.
• Οικονομικό μαξιλάρι: Μια πιστωτική κάρτα μπορεί να προσφέρει στους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων ένα πολύ απαραίτητο οικονομικό "μαξιλάρι" όταν οι εισπρακτέοι λογαριασμοί είναι πίσω, ή οι πωλήσεις είναι αργές και η επιχείρηση δεν έχει τα μετρητά.
• Online Ευκολία: Όλο και περισσότερο, οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων κάνουν αγορές και κάνουν online επιχειρήσεις με πωλητές, εργολάβους και προμηθευτές. Η χρήση πιστωτικής κάρτας διευκολύνει τις online συναλλαγές.
• Χρηματοοικονομική Λογιστική Βοήθεια: Εκτός από τη λήψη μηνιαίας δήλωσης, οι περισσότερες κάρτες παρέχουν στους κατόχους μικρών επαγγελματικών καρτών ηλεκτρονικά εργαλεία για τη διαχείριση των λογαριασμών τους, συμπεριλαμβανομένης μιας περίληψης λογαριασμού στο τέλος του έτους, η οποία μπορεί να βοηθήσει έναν λογιστή, να κατηγοριοποιήσει και να διαχειριστεί τα έξοδα. Μπορεί να απλοποιήσει τη λογιστική, να βοηθήσει όταν χρησιμοποιεί εξωτερικούς επαγγελματίες για να πλοηγηθεί σε έναν έλεγχο και να πληρώσει τους φόρους και να προσφέρει έναν εύκολο τρόπο παρακολούθησης των δαπανών των εργαζομένων.
• Ανταμοιβές και κίνητρα: Πολλές κάρτες προσφέρουν προγράμματα ανταμοιβής για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων - συμπεριλαμβανομένων των μιλίων των αεροπορικών εταιρειών και των εκπτώσεων για αγορές - για τη χρήση της κάρτας. Ορισμένοι παρέχουν επίσης κίνητρα "ανάκτησης μετρητών", αποδίδοντας στους κατόχους καρτών ένα ποσοστό των αγορών τους. Εν ολίγοις, μπορεί να πληρώσει για να επιλέξει προσεκτικά.
• Ένα εργαλείο για την οικοδόμηση πίστωσης: Η υπεύθυνη χρήση μιας πιστωτικής κάρτας μικρής επιχείρησης - που σημαίνει την έγκαιρη καταβολή του λογαριασμού, την πληρωμή άνω του ελάχιστου οφειλόμενου ποσού και την υπέρβαση του πιστωτικού ορίου (που μπορεί να προκαλέσει υπέρβαση των ορίων) τρόπο για να δημιουργήσετε μια θετική πιστωτική έκθεση για την επιχείρησή σας. Αυτό, με τη σειρά του, μπορεί να σας βοηθήσει να έχετε περισσότερες πιθανότητες να λάβετε το δάνειο ή τη γραμμή πίστωσης και με ένα πιθανώς χαμηλότερο επιτόκιο στο μέλλον. Λάβετε υπόψη ότι η ανεύθυνη χρήση μιας επιχειρηματικής πιστωτικής κάρτας μπορεί να βλάψει την πιστωτική σας κάρτα.

Μειονεκτήματα για τις επιχειρηματικές πιστωτικές κάρτες

Πριν βιαστείτε για να υποβάλετε αίτηση για επιχειρηματική πιστωτική κάρτα, είναι σημαντικό να εξετάσετε αυτά τα ενδεχόμενα μειονεκτήματα:

• Ακόμα πιο ακριβό: Η ευκολία και η ευκολία των μικρών επιχειρηματικών πιστωτικών καρτών έρχονται σε μια τιμή: Χρεώνουν συνήθως ένα πολύ υψηλότερο επιτόκιο (1-3% έναντι του prime) από ένα μικρό επιχειρηματικό δάνειο ή σταθερή πιστωτική κάρτα που προσφέρεται από μια τράπεζα. Αυτό το ενδιαφέρον μπορεί να αυξηθεί γρήγορα εάν η δραστηριότητα της κάρτας δεν εξοφληθεί έγκαιρα και πλήρως κάθε μήνα. Επιπλέον, χωρίς ένα σύστημα για την τακτική και προσεκτική παρακολούθηση της χρήσης της κάρτας, μπορεί να είναι εύκολο να υπερκεράσετε την επιχείρησή σας κατά λάθος υπερβαίνοντας το πιστωτικό όριο της επιχείρησής σας ή να υποστείτε καθυστερημένες αμοιβές ή ποινές.
• Προσωπική νομική ευθύνη: Οι περισσότερες πιστωτικές κάρτες μικρών επιχειρήσεων απαιτούν συμφωνία προσωπικής ευθύνης (προσωπική ασφάλεια) για την εξόφληση του χρέους. Αυτό σημαίνει ότι οποιαδήποτε καθυστέρηση ή μη πληρωμή μπορεί να οδηγήσει σε αρνητική προσωπική πιστωτική έκθεση και στην αδυναμία προσωπικής δανεισμού χρημάτων. Μπορεί επίσης να χρειαστεί να πληρώσετε περισσότερα με υψηλότερο επιτόκιο.
• Ζητήματα ασφαλείας: Πρέπει να δημιουργηθούν μέτρα ασφαλείας για να μην κλαπεί η κάρτα ή η κάρτα από τους υπαλλήλους, τους προμηθευτές, τους εργολάβους και άλλους που έρχονται μέσα από τον χώρο γραφείων. Είναι επίσης σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι οι υπάλληλοι που είναι εξουσιοδοτημένοι να χρησιμοποιούν την κάρτα δεν τις χρησιμοποιούν για προσωπικές δαπάνες και ότι λαμβάνουν προφυλάξεις κατά την πραγματοποίηση συναλλαγών στο διαδίκτυο για να αποφεύγουν την πειρατεία.
• Λιγότερη προστασία: Συχνά, οι πιστωτικές κάρτες μικρών επιχειρήσεων δεν φέρουν την ίδια προστασία με τις καταναλωτικές πιστωτικές κάρτες. Για παράδειγμα, πολλές κάρτες δεν παρέχουν το ίδιο επίπεδο εγγυημένων υπηρεσιών όταν αμφισβητούν τα σφάλματα χρέωσης ή χρειάζεται να κάνουν επιστροφές εμπορευμάτων. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει τι επίπεδο προστασίας και υπηρεσιών προσφέρει μια κάρτα πριν την υποβολή αίτησης.
• Κυμαινόμενα επιτόκια: Σε αντίθεση με δάνειο ή σταθερή πιστωτική κάρτα, η εταιρεία που εκδίδει την πιστωτική σας κάρτα μπορεί να επαναφέρει το επιτόκιο της πιστωτικής σας κάρτας ανάλογα με τον τρόπο χρήσης και διαχείρισης του λογαριασμού σας. Ως εκ τούτου, μπορεί να πληρώσει για να γνωρίζει πώς οι τιμές λειτουργούν και μπορούν να αλλάξουν.