Πόσο καιρό θα πρέπει να κρατάτε τις δηλώσεις της τράπεζάς σας;

Είμαστε όλοι βομβαρδισμένοι με τόσα πολλά χαρτιά που μπορεί να είναι δύσκολο να τα βγάλουμε όλα κατά περιόδους. Μεταξύ των μηνυμάτων ανεπιθύμητης αλληλογραφίας, των αποδείξεων και των οικονομικών εγγράφων που συλλέγουμε, μπορεί να φαίνεται λίγο γελοίο να κρατήσουμε γραφειοκρατία που νιώθουμε ότι δεν μπορούμε ποτέ να χρειαστούμε. Και λαμβάνοντας υπόψη τη μετάβαση στις ηλεκτρονικές τραπεζικές συναλλαγές, δεν είναι καιρός να παραιτηθεί από το παλιό σύστημα καταγραφής αρχείων παπουτσιών;

Παρόλο που ίσως να μην χρειαστείτε αυτό το παλιό σύστημα αρχειοθέτησης, ίσως έρθει μια στιγμή που θα χρειαστείτε τις παλιές τραπεζικές δηλώσεις σας. Αυτές οι δηλώσεις αντιπροσωπεύουν τη δραστηριότητα που πραγματοποιείται στον τραπεζικό σας λογαριασμό - ένας έλεγχος, εξοικονόμηση ή άλλος τύπος λογαριασμού που τηρούνται στο χρηματοπιστωτικό σας ίδρυμα. Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε περισσότερα για το πόσο καιρό θα χρειαστεί να κρατήσετε τις δηλώσεις σας και γιατί.

Βασικές τακτικές

• Οι τραπεζικές δηλώσεις πρέπει να φυλάσσονται σε έντυπη μορφή ή σε ηλεκτρονική μορφή για ένα χρόνο, μετά την οποία μπορούν να τεμαχιστούν.
• Η τήρηση τραπεζικών δηλώσεων είναι ιδανική για την επαλήθευση της χρεωστικής και πιστωτικής δραστηριότητας, για την προστασία από κλοπή ταυτότητας και για την απόδειξη του εισοδήματος.
• Οι τράπεζες επιτρέπουν στους πελάτες να έχουν πρόσβαση σε τραπεζικές δηλώσεις για τουλάχιστον ένα χρόνο στο διαδίκτυο.

Πόσο καιρό πρέπει να κρατάτε τις δηλώσεις σας;

Αν δεν έχετε επιλέξει την παραδοσιακή καταγραφή αρχείων με την τράπεζά σας, αυτό σημαίνει ότι θα συνεχίσετε να λαμβάνετε δηλώσεις χαρτιού στο ταχυδρομείο. Προγραμματίστε να διατηρείτε αυτές τις τραπεζικές καταστάσεις για ένα τουλάχιστον έτος. Μπορείτε να επιλέξετε να κρατήσετε και να καταθέσετε ένα έντυπο αντίγραφο των δηλώσεών σας. Βεβαιωθείτε όμως ότι τα φυλάτε σε ένα μέρος που είναι εύκολα προσβάσιμο από εσάς, αλλά μακριά από τα αδιάκριτα μάτια. Εναλλακτικά, αν είστε καταπληκτικοί κατά την εισαγωγή δεδομένων, μπορείτε να επιλέξετε να κρατήσετε μια ηλεκτρονική μορφή σε ένα λογιστικό πρόγραμμα ή στο δικό σας υπολογιστικό φύλλο. Μετά από αυτή την περίοδο ενός έτους, είναι ασφαλές να τα αποκόψετε και να τα απορρίψετε.

Λόγοι για την τήρηση των δηλώσεων

Εκτός από την κατοχή αρχείων για αγορές, πληρωμές λογαριασμών και καταθέσεις μισθοδοσίας, η τήρηση παλαιών τραπεζικών δηλώσεων προσφέρει πολλά οφέλη. Η δραστηριότητα τραπεζικού λογαριασμού θα πρέπει να επανεξετάζεται τακτικά για περιπτώσεις απάτης κλοπής ταυτότητας και χρεωστικών καρτών. Η τήρηση των δηλώσεων παρέχει έλεγχο της παράνομης δραστηριότητας που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την ανάκτηση τυχόν ζημιών.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τραπεζικές δηλώσεις για να επαληθεύσετε το εισόδημα και τη συναλλακτική δραστηριότητα, όπως οι φιλανθρωπικές εισφορές και τα επαγγελματικά έξοδα που ενδεχομένως χρειάζεστε για φορολογικές δηλώσεις. Οι τραπεζικές δηλώσεις λογαριασμού που επιβεβαιώνουν μεγάλες αγορές ή πληρωμές μπορεί επίσης να αξίζει να τηρούνται. Μπορείτε να καταργήσετε τις αποδείξεις των αυτόματων ταμειολογιστικών μηχανών (ATM) μόλις τα συμβιβάσετε με τα αρχεία του λογαριασμού σας. Ομοίως, τα φύλλα κατάθεσης και απόσυρσης μπορούν να τεμαχιστούν μόλις επαληθευτούν οι συναλλαγές με τη μηνιαία δήλωση.

Δήλωση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έναντι σκληρού αντιγράφου

Η διατήρηση αντιτύπων των τραπεζικών δηλώσεων είναι λιγότερο αναγκαία από ό, τι στο παρελθόν, δεδομένης της διαθεσιμότητας των πληροφοριών λογαριασμού στο διαδίκτυο. Πολλές τράπεζες και χρηματοπιστωτικά ιδρύματα διατηρούν online μηνιαίες δηλώσεις πελατών για πέντε χρόνια ή περισσότερο, οι οποίες είναι προσβάσιμες μέσω των ηλεκτρονικών τραπεζικών πλατφορμών τους. Οι λεπτομερείς δηλώσεις εμφανίζονται συχνά σε εύκολα εκτυπώσιμες μορφές και οι συνοπτικές πληροφορίες συναλλαγών είναι συχνά διαθέσιμες για δωρεάν λήψη.

Μπορεί επίσης να έχετε τη δυνατότητα να λαμβάνετε δηλώσεις από την τράπεζά σας για πολλά χρόνια. Ορισμένες τράπεζες χρεώνουν ένα τέλος αναζήτησης ή / και εκτύπωσης για αυτήν την υπηρεσία, καθώς δεν μπορεί να γίνει σε επίπεδο υποκαταστήματος. Αντ 'αυτού, οι παλαιότερες δηλώσεις τυπώνονται και προετοιμάζονται σε ένα back office.

Για λόγους ασφαλείας, είναι καλύτερο να κρατάτε όλες τις δηλώσεις τραπεζικού χαρτιού σε ασφαλές θυρίδα σε ασφαλή τοποθεσία. Οι ηλεκτρονικές δηλώσεις θα πρέπει να διατηρούνται σε ένα αρχείο που προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης.

Οι δηλώσεις σε έντυπη μορφή πρέπει να φυλάσσονται σε ασφαλή, πυρασφαλή τοποθεσία, η οποία είναι εύκολα προσβάσιμη.

Έγγραφα τεμαχισμού

Επειδή τόσα διαφορετικά έγγραφα έχουν διαφορετικές απαιτήσεις για τη διάθεση, ίσως φαίνεται ευκολότερο να κρατάτε πάντα πάντα για πάντα - συμπεριλαμβανομένων τραπεζικών δηλώσεων. Ωστόσο, η διατήρηση ορισμένων εγγράφων επ 'αόριστον δεν είναι η βέλτιστη πρακτική, κυρίως λόγω της δυνατότητας των κλεφτών ταυτότητας να τα καταλάβουν.

Άλλα έγγραφα που θα πρέπει να αποκόψετε μετά από μια ορισμένη χρονική περίοδο περιλαμβάνουν τα εξής:

• Δηλώσεις Πιστωτικών Καρτών: Φυλάξτε τις για 60 ημέρες, εκτός εάν συμπεριλαμβάνουν έξοδα που σχετίζονται με τη φορολογία. Σε αυτές τις περιπτώσεις, κρατήστε τα για επτά χρόνια.
• Πληρώστε Stubs: Ταιριάξτε τους με το W-2 σας και στη συνέχεια τους τεμαχίστε.
• Χρεώσεις χρησιμότητας: Κρατήστε τους για ένα χρόνο κατ 'ανώτατο όριο.
• Επιστροφές Φόρων και Φορολογικά Έσοδα: Ακριβώς όπως οι δηλώσεις πιστωτικών καρτών που σχετίζονται με τη φορολογία, φυλάξτε τις στο αρχείο για επτά χρόνια.
• Πολιτικές ασφάλισης κατοικιών και αυτοκινήτων: Καταργήστε τα παλιά όταν λαμβάνετε νέες πολιτικές.
• Δήλωση υποθηκών και βελτίωση στο σπίτι: Τραβήξτε τα όταν πουλάτε το σπίτι.

Πώς να αποκόψετε τα έγγραφά σας

Όταν είστε έτοιμοι να απορρίψετε τις τραπεζικές δηλώσεις σας, σιγουρευτείτε ότι τις καταστρέφετε. Ακριβώς αντιγραφή τους στο μισό, δεν πρόκειται να σταματήσουν οι κλέφτες ταυτότητας από το συνδυασμό των προσωπικών σας πληροφοριών. Εάν έχετε ένα τεμαχιστή, μπορείτε να το φροντίσετε μόνοι σας. Αν όχι, ίσως χρειαστεί να προσλάβετε μια υπηρεσία, ειδικά εάν έχετε μεγάλο αριθμό εγγράφων. Επίσης, συμβουλευτείτε την τράπεζά σας. Πολλοί θα προσφέρουν υπηρεσίες τεμαχισμού στους πελάτες χωρίς χρέωση.