Πώς Budgeting λειτουργεί για τις επιχειρήσεις

Ένας προϋπολογισμός είναι μια πρόβλεψη εσόδων και εξόδων για μια συγκεκριμένη μελλοντική περίοδο. Οι προϋπολογισμοί χρησιμοποιούνται από εταιρείες, κυβερνήσεις και νοικοκυριά. Οι προϋπολογισμοί αποτελούν αναπόσπαστο μέρος της αποτελεσματικής λειτουργίας μιας επιχείρησης. Ο προϋπολογισμός για τις επιχειρήσεις χρησιμεύει ως σχέδιο δράσης για τους διευθυντές καθώς και ένα σημείο σύγκρισης σε ένα τέλος της περιόδου.

Η διαδικασία κατάρτισης προϋπολογισμού για τις επιχειρήσεις μπορεί να είναι δύσκολη υπόθεση, ιδιαίτερα εάν οι πελάτες δεν πληρώνουν εγκαίρως ή τα έσοδα και οι πωλήσεις είναι διαλείπουσες. Υπάρχουν διάφοροι τύποι προϋπολογισμών που χρησιμοποιούν οι εταιρείες, συμπεριλαμβανομένων των προϋπολογισμών λειτουργίας και των κύριων προϋπολογισμών, καθώς και των στατικών και ευέλικτων προϋπολογισμών. Σε αυτό το άρθρο, διερευνάμε τον τρόπο με τον οποίο οι εταιρείες προσεγγίζουν τον προϋπολογισμό καθώς και τον τρόπο με τον οποίο οι επιχειρήσεις αντιμετωπίζουν την έλλειψη των προϋπολογισμών τους.

Βασικές τακτικές

• Ένας προϋπολογισμός είναι μια πρόβλεψη εσόδων και εξόδων για μια καθορισμένη περίοδο. Οι προϋπολογισμοί αποτελούν αναπόσπαστο μέρος της αποτελεσματικής λειτουργίας μιας επιχείρησης.
• Ένας στατικός προϋπολογισμός είναι ένας προϋπολογισμός με αριθμούς βάσει των προγραμματισμένων εξόδων και εισροών για κάθε τμήμα της επιχείρησης.
• Ένας προϋπολογισμός ταμειακών ροών βοηθά τους διαχειριστές να καθορίζουν το ποσό των μετρητών που παράγονται από μια εταιρεία σε μια περίοδο.
• Οι ευέλικτοι προϋπολογισμοί περιέχουν τα πραγματικά αποτελέσματα και συγκρίνονται με τον στατικό προϋπολογισμό της εταιρείας για να εντοπίσουν τυχόν διακυμάνσεις.

Πώς λειτουργούν οι προϋπολογισμοί

Όταν οι περισσότεροι άνθρωποι σκέφτονται τους προϋπολογισμούς, ο προϋπολογισμός των νοικοκυριών έρχεται στο μυαλό. Παρόλο που η διαδικασία κατάρτισης προϋπολογισμού για τις επιχειρήσεις μπορεί να γίνει σύνθετη, ένας προϋπολογισμός συγκρίνει συνήθως τα έσοδα ή το κέρδος μιας επιχείρησης έναντι του κόστους ή των εξόδων της σε μια δεδομένη περίοδο.

Φυσικά, ο καθορισμός και η πρόβλεψη για το πόσα χρήματα πρέπει να ξοδέψετε για διάφορες δαπάνες και πωλήσεις είναι μόνο μέρος της διαδικασίας. Τα στελέχη της εταιρείας πρέπει επίσης να αντιμετωπίσουν μια πληθώρα άλλων παραγόντων, συμπεριλαμβανομένων των προβολών κεφαλαιουχικών δαπανών, οι οποίες είναι μεγάλες αγορές παγίων περιουσιακών στοιχείων, όπως μηχανήματα ή ένα νέο εργοστάσιο.

Οι εταιρείες πρέπει επίσης να προγραμματίσουν τις συνεχιζόμενες ανάγκες τους σε μετρητά, τα ελλείμματα των εσόδων και το οικονομικό σκηνικό. Ανεξάρτητα από το είδος της επιχείρησης, η ικανότητα μέτρησης της απόδοσης με χρήση προϋπολογισμού είναι κρίσιμη για τη συνολική χρηματοοικονομική υγεία μιας εταιρείας.

Τύποι Προϋπολογισμών

Παρακάτω είναι μερικά από τα πιο κοινά είδη προϋπολογισμών που χρησιμοποιούν οι εταιρείες για την πρόβλεψη των αριθμών τους.

Κύριο Προϋπολογισμό

Οι περισσότερες εταιρείες θα ξεκινήσουν με έναν κύριο προϋπολογισμό, ο οποίος είναι μια προβολή για τη συνολική εταιρεία. Οι κύριοι προϋπολογισμοί συνήθως προβλέπουν ολόκληρο το οικονομικό έτος. Ο κύριος προϋπολογισμός θα περιλαμβάνει προβολές για στοιχεία στην κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων, στον ισολογισμό και στην κατάσταση ταμειακών ροών. Αυτές οι προβλέψεις μπορούν να περιλαμβάνουν τα έσοδα, τα έξοδα, το λειτουργικό κόστος, τις πωλήσεις και τις κεφαλαιουχικές δαπάνες.

Στατικός προϋπολογισμός

Ένας στατικός προϋπολογισμός είναι ένας προϋπολογισμός με αριθμούς βάσει των προγραμματισμένων εξόδων και εισροών για κάθε τμήμα της επιχείρησης. Ένας στατικός προϋπολογισμός είναι συνήθως το πρώτο βήμα του προϋπολογισμού, το οποίο καθορίζει πόσα εταιρεία έχει και πόσα θα δαπανήσει. Ο στατικός προϋπολογισμός εξετάζει τα πάγια έξοδα, τα οποία δεν είναι μεταβλητά ή εξαρτώνται από τον όγκο παραγωγής και τις πωλήσεις. Για παράδειγμα, το μίσθωμα θα ήταν ένα πάγιο κόστος ανεξάρτητα από τον όγκο των πωλήσεων μιας εταιρείας.

Ορισμένες βιομηχανίες όπως οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί λαμβάνουν δωρεές και επιχορηγήσεις που καταλήγουν σε ένα στατικό προϋπολογισμό από τον οποίο δεν μπορούν να υπερβούν. Άλλες βιομηχανίες χρησιμοποιούν τους στατικούς προϋπολογισμούς ως σημείο εκκίνησης ή έναν βασικό αριθμό, παρόμοιο με τον κύριο προϋπολογισμό, και πραγματοποιούν προσαρμογές στο τέλος του οικονομικού έτους, εάν χρειάζονται περισσότερο ή λιγότερο στον προϋπολογισμό. Κατά τη δημιουργία ενός στατικού προϋπολογισμού, τα διευθυντικά στελέχη χρησιμοποιούν μεθόδους οικονομικής πρόβλεψης για τον προσδιορισμό ρεαλιστικών αριθμών.

Επιχειρησιακός προϋπολογισμός

Ο λειτουργικός προϋπολογισμός περιλαμβάνει τα έξοδα και τα έσοδα που προκύπτουν από τις καθημερινές επιχειρηματικές δραστηριότητες της εταιρείας. Ο επιχειρησιακός προϋπολογισμός επικεντρώνεται στα λειτουργικά έξοδα, συμπεριλαμβανομένου του κόστους των πωληθέντων αγαθών (COGS) και των εσόδων ή εσόδων. Το COGS είναι το κόστος της άμεσης εργασίας και των άμεσων υλικών που συνδέονται με την παραγωγή.

Ο προϋπολογισμός λειτουργίας αντιπροσωπεύει επίσης τα γενικά και διοικητικά έξοδα που συνδέονται άμεσα με την παραγωγή των αγαθών και των υπηρεσιών. Ωστόσο, ο προϋπολογισμός λειτουργίας δεν θα περιλαμβάνει στοιχεία όπως οι κεφαλαιουχικές δαπάνες και το μακροπρόθεσμο χρέος.

Προϋπολογισμός ταμειακών ροών

Ένας προϋπολογισμός ταμειακών ροών βοηθά τους διαχειριστές να καθορίζουν το ποσό των μετρητών που παράγονται από μια εταιρεία σε μια περίοδο. Οι εισροές και εκροές μετρητών για μια εταιρεία είναι σημαντικές, διότι οι δαπάνες πρέπει να πληρώνονται από τα παραγόμενα μετρητά. Για παράδειγμα, η παρακολούθηση της είσπραξης απαιτήσεων, που είναι χρήματα που οφείλονται από τους πελάτες, μπορεί να βοηθήσει τις εταιρείες να προβλέψουν τα μετρητά που οφείλονται σε μια συγκεκριμένη περίοδο. Η πρόβλεψη μετρητών μπορεί να είναι δύσκολη αν οι πελάτες έχουν προθεσμία 30 ημερών για να πληρώσουν ένα τιμολόγιο, αλλά αντίθετα πληρώνουν σε 90 ημέρες.

Οι προϋπολογισμοί ταμειακών ροών συμβάλλουν στην εξέταση των πρακτικών του παρελθόντος για να εξετάσουν τι λειτουργεί και τι δεν είναι και να κάνετε προσαρμογές. Για παράδειγμα, μια εταιρεία θα μπορούσε να υποβάλει αίτηση για μια πιστωτική γραμμή βραχυπρόθεσμου κεφαλαίου κίνησης από μια τράπεζα για να εξασφαλίσει ότι μετρητά σε περίπτωση που ο πελάτης πληρώσει καθυστερημένα. Επίσης, οι εταιρείες μπορούν να ζητήσουν πιο ευέλικτες επιλογές για τους οφειλόμενους λογαριασμούς τους, οι οποίοι είναι χρήματα που οφείλονται στους προμηθευτές, για να βοηθήσουν σε οποιαδήποτε βραχυπρόθεσμη ταμειακή ροή.

Χρήση προϋπολογισμού για την αξιολόγηση της απόδοσης

Μόλις ολοκληρωθεί μια περίοδος, η διοίκηση πρέπει να συγκρίνει τις προβλέψεις από τον στατικό ή κύριο προϋπολογισμό με την απόδοση της εταιρείας. Σε αυτό το στάδιο, οι εταιρείες υπολογίζουν εάν ο προϋπολογισμός ευθυγραμμίστηκε με τις προγραμματισμένες δαπάνες και το εισόδημα.

Ευμετάβλητος προυπολογισμός

Ένας ευέλικτος προϋπολογισμός είναι ένας προϋπολογισμός που περιέχει στοιχεία βάσει της πραγματικής παραγωγής. Ο ευέλικτος προϋπολογισμός συγκρίνεται με τον στατικό προϋπολογισμό της εταιρείας για να προσδιορίσει τυχόν διαφορές (ή διαφορές) μεταξύ των προβλεπόμενων δαπανών και των πραγματικών δαπανών.

Με ευέλικτο προϋπολογισμό, οι τιμές του προϋπολογισμού (δηλαδή το κόστος ή οι τιμές πώλησης) που έχουν εγγραφεί στον προϋπολογισμό πολλαπλασιάζονται με τις πραγματικές μονάδες για να καθοριστεί ο συγκεκριμένος αριθμός που θα δοθεί σε ένα επίπεδο παραγωγής ή πωλήσεων. Ο υπολογισμός αποδίδει το συνολικό μεταβλητό κόστος που συνεπάγεται η παραγωγή. Η δεύτερη συνιστώσα του ευέλικτου προϋπολογισμού είναι το σταθερό κόστος. Συνήθως, τα πάγια έξοδα δεν διαφέρουν μεταξύ των στατικών και των ευέλικτων προϋπολογισμών.

Δεδομένου ότι οι ευέλικτοι προϋπολογισμοί χρησιμοποιούν τους αριθμούς της τρέχουσας περιόδου - πωλήσεις, έσοδα και έξοδα - μπορούν να βοηθήσουν στη δημιουργία προβλέψεων βασισμένων σε πολλαπλά σενάρια. Οι εταιρείες μπορούν να υπολογίσουν διάφορα αποτελέσματα που βασίζονται σε διαφορετικά αποτελέσματα, όπως πωλήσεις ή μονάδες παραγωγής. Οι ευέλικτοι ή μεταβλητοί προϋπολογισμοί βοηθούν τους διαχειριστές να προγραμματίσουν τόσο χαμηλή παραγωγή όσο και υψηλή απόδοση για να βοηθήσουν να προετοιμαστούν ανεξάρτητα από το αποτέλεσμα.

Προσαρμογές του προϋπολογισμού

Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, μπορεί να προκύψουν αποκλίσεις μεταξύ του στατικού προϋπολογισμού και των πραγματικών αποτελεσμάτων. Οι δύο κοινές αποκλίσεις ονομάζονται ευέλικτη διακύμανση του προϋπολογισμού και διακύμανση πωλήσεων-όγκου.

Η ευέλικτη δημοσιονομική διακύμανση συγκρίνει τον ευέλικτο προϋπολογισμό με τα πραγματικά αποτελέσματα για να καθορίσει τις επιπτώσεις που είχαν οι τιμές ή το κόστος στις πράξεις.

Η διακύμανση των πωλήσεων-όγκων συγκρίνει τον ευέλικτο προϋπολογισμό με τον στατικό προϋπολογισμό για να προσδιορίσει την επίδραση που είχε το επίπεδο πωλήσεων μιας επιχείρησης στις δραστηριότητές της.

Από αυτούς τους δύο προϋπολογισμούς, μια εταιρεία μπορεί να αναπτύξει μεμονωμένους ευέλικτους και στατικούς προϋπολογισμούς για οποιοδήποτε στοιχείο των δραστηριοτήτων της. Οι διακυμάνσεις χαρακτηρίζονται είτε ευνοϊκές είτε δυσμενείς.

Εάν η διακύμανση του όγκου των πωλήσεων είναι δυσμενής (ο ευέλικτος προϋπολογισμός είναι μικρότερος από τον στατικό προϋπολογισμό), οι πωλήσεις της εταιρείας (ή η παραγωγή με διακύμανση όγκου παραγωγής) θα αποδειχθούν μικρότερες από τις αναμενόμενες.

Εάν, ωστόσο, η ευέλικτη δημοσιονομική διακύμανση ήταν δυσμενής, θα ήταν το αποτέλεσμα τιμών ή κόστους. Γνωρίζοντας πού η εταιρεία υπολείπεται ή υπερβαίνει το σήμα, οι διαχειριστές μπορούν να αξιολογήσουν αποτελεσματικότερα την απόδοση της εταιρείας και να χρησιμοποιήσουν τα ευρήματα για να κάνουν τις απαραίτητες αλλαγές.

Ένας ευέλικτος προϋπολογισμός μπορεί να βοηθήσει τις εταιρείες να αντιμετωπίσουν τόσο μεταβλητά όσο και πάγια έξοδα, δημιουργώντας μια πιο δυναμική διαδικασία και οδηγώντας σε καλύτερες προβλέψεις.

Εκτελεστικοί Προϋπολογισμοί

Για τις περισσότερες εταιρείες, τα έξοδα εμφανίζονται από καιρό σε καιρό. Οι στατικοί προϋπολογισμοί συνήθως λειτουργούν ως κατευθυντήρια γραμμή, που σημαίνει ότι μπορούν να τροποποιηθούν ή να προσαρμοστούν μόλις εντοπιστούν οι διακυμάνσεις μέσω ενός ευέλικτου προϋπολογισμού. Κατανόηση των διαφορετικών τύπων προϋπολογισμού, οι διαχειριστές μπορούν να αποκτήσουν πληθώρα πληροφοριών μέσω της ανάλυσης των δημοσιονομικών αποκλίσεων που οδηγούν σε πιο ενημερωμένες επιχειρηματικές αποφάσεις.