Συμπληρώνοντας τη φόρμα W-9

Εάν εργάζεστε ως ελεύθερος επαγγελματίας ή ως ανεξάρτητος εργολάβος, οι περισσότεροι από τους πελάτες σας θα πρέπει να σας ζητήσουν να συμπληρώσετε το έντυπο W-9, αίτημα για αριθμό φορολογικού μητρώου και πιστοποίηση. Αυτή η φόρμα βοηθά τις επιχειρήσεις να λαμβάνουν βασικές πληροφορίες από τους πωλητές τους για να προετοιμάσουν τις επιστροφές πληροφοριών για το IRS. Οι επιχειρήσεις πρέπει να καταθέτουν πληροφορίες επιστρέφοντας το Έντυπο 1099-MISC κάθε φορά που καταβάλλουν ελεύθερο ή ανεξάρτητο ανάδοχο συνολικά $ 600 ή περισσότερο κατά τη διάρκεια του έτους (βλ. The Purpose of 1099 Forms ).

Οι πελάτες σας θα χρησιμοποιήσουν τις πληροφορίες στο W-9 για να δώσουν το όνομά σας, το όνομα της επιχείρησης, τη διεύθυνση και τον αριθμό φορολογικού μητρώου (TIN) στο 1099-MISC που υποβάλλουν για εσάς. Θα στείλουν ένα αντίγραφο του 1099-MISC στο IRS και ένα άλλο αντίγραφο σε σας στα τέλη Ιανουαρίου, μετά το τέλος του φορολογικού έτους.

Άλλες περιστάσεις για τις οποίες μπορεί να σας ζητηθεί να συμπληρώσετε ένα W-9 περιλαμβάνουν:

• ορισμένες συναλλαγές ακινήτων
• τόκοι ενυπόθηκων δανείων
• απόκτηση ή εγκατάλειψη ασφαλισμένης περιουσίας
• ακύρωση του χρέους
• συνεισφορές σε ατομική ρύθμιση συνταξιοδότησης (IRA)

(Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις χρήσεις του - και όταν πρέπει να υποθέσετε ότι πρέπει να υπογράψετε ένα - διαβάστε το σκοπό της φόρμας W-9 .)

Οδηγίες βήμα προς βήμα

Το έντυπο W-9 είναι ένα από τα ευκολότερα έντυπα IRS για να ολοκληρωθεί, αλλά αν οι φορολογικές μορφές σας κάνουν νευρικό, μην ανησυχείτε. Θα σας οδηγήσουμε στον κατάλληλο τρόπο για να το ολοκληρώσετε.

Βήμα 1: Πληκτρολογήστε το όνομά σας όπως εμφανίζεται στη φορολογική σας δήλωση. Εύκολο, σωστά;

Βήμα 2: Εισαγάγετε το όνομα της επιχείρησής σας ή το όνομα της "μη ληφθείσας οντότητας", εάν διαφέρει από το όνομα που καταχωρίσατε για το βήμα 1. Για παράδειγμα, ίσως είστε μοναδικός κάτοχος, αλλά για λόγους μάρκετινγκ, δεν χρησιμοποιείτε το προσωπικό σας όνομα ως Επωνυμία Επιχείρησης; Αντίθετα, κάνετε "δουλειά ως" κάποιο άλλο όνομα. Θα εισάγετε αυτό το όνομα εδώ. Όσον αφορά το τμήμα που δεν έχει ληφθεί υπόψη, αν δεν ξέρετε τι είναι, πιθανώς δεν είστε ένας. Ο πιο συνηθισμένος τύπος μη εγκεκριμένης οντότητας είναι μια μονοπρόσωπη εταιρεία περιορισμένης ευθύνης. Οι μοναδικές επιχειρήσεις και οι εταιρίες S δεν ταξινομούνται ποτέ ως ανεξάρτητες οντότητες.

Βήμα 3: Ποιος τύπος επιχειρηματικής οντότητας είστε για την ομοσπονδιακή φορολογική ταξινόμηση: ατομική επιχείρηση, εταιρική σχέση, εταιρεία C, εταιρία S, εμπιστοσύνη / περιουσία, εταιρεία περιορισμένης ευθύνης ή "άλλη"; Ελέγξτε το κατάλληλο πλαίσιο. Αν δεν είστε σίγουροι, πιθανόν να είστε μόνος ιδιοκτήτης, επειδή θα έπρεπε να υποβάλετε πολλά έγγραφα για να γίνετε μια από τις άλλες οντότητες.

Βήμα 4: Εξαιρέσεις. Είναι πιθανό ότι θα αφήσετε αυτά τα κουτιά κενά. Ακολουθούν μερικές εξαιρέσεις:

1. Οι δικαιούχοι που απαλλάσσονται από την παρακράτηση παρακράτησης, όπως οι εταιρείες (στις περισσότερες περιπτώσεις), ενδέχεται να χρειαστεί να εισαγάγουν έναν κωδικό στο πλαίσιο του "Απαλλασσόμενος κωδικός δικαιούχου πληρωμής". Οι οδηγίες του εντύπου W-9 απαριθμούν τους απαλλασσόμενους δικαιούχους και τους κωδικούς τους καθώς και τους τύπους πληρωμών για τους οποίους πρέπει να χρησιμοποιηθούν αυτοί οι κωδικοί. Οι εταιρείες που συμπληρώνουν ένα W-9 για την παραλαβή πληρωμών τόκων ή μερισμάτων, για παράδειγμα, θα εισάγουν τον κωδικό "5."

2. Οι δικαιούχοι που απαλλάσσονται από την υποχρέωση υποβολής εκθέσεων βάσει του νόμου περί φορολογικής συμμόρφωσης για τις συναλλαγές ξένων λογαριασμών (FATCA) ενδέχεται να χρειαστεί να εισαγάγουν έναν κωδικό στο πλαίσιο "Εξαίρεση από τον κώδικα αναφοράς FATCA". Κανένα από αυτά τα πλαίσια δεν θα ισχύει για τον τυπικό ανεξάρτητο ανάδοχο ή ελεύθερο επαγγελματία.

Βήμα 5: Καταχωρίστε τη διεύθυνση, την πόλη, την πολιτεία και τον ταχυδρομικό κώδικα. Τι γίνεται αν η διεύθυνση κατοικίας σας είναι διαφορετική από την επαγγελματική σας διεύθυνση; Ποια διεύθυνση πρέπει να παρέχετε στο έντυπο W-9; Χρησιμοποιήστε τη διεύθυνση που θα χρησιμοποιήσετε στη φορολογική σας δήλωση. Για παράδειγμα, αν είστε ιδιοκτήτης που μισθώνει γραφείο, αλλά αρχειοθετείτε τη φορολογική σας δήλωση χρησιμοποιώντας τη διεύθυνση κατοικίας σας, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση κατοικίας σας στη φόρμα W-9 έτσι ώστε το IRS να μην έχει πρόβλημα με τα 1099s με το έντυπο 1040 .

Βήμα 6: Σε αυτό το προαιρετικό βήμα, μπορείτε να δώσετε το όνομα και τη διεύθυνση του αιτούντος. Ενδεχομένως να θέλετε να συμπληρώσετε αυτό το πλαίσιο για να φυλάξετε τα στοιχεία για τα οποία δώσατε τον αριθμό φορολογικού σας μητρώου.

Βήμα 7: Το IRS καλεί αυτή την ενότητα Μέρος Ι, η οποία πρέπει να σας κάνει να αναρωτιέστε τι όλα τα βήματα που μόλις ολοκληρώσατε ήταν. Εδώ πρέπει να δώσετε τον αριθμό φορολογικού μητρώου της επιχείρησής σας, ο οποίος θα είναι είτε ο ατομικός σας αριθμός κοινωνικής ασφάλισης (SSN) αν είστε αποκλειστικός ιδιοκτήτης, είτε ο αριθμός ταυτοποίησης του εργοδότη σας (EIN) εάν είστε άλλος τύπος επιχείρησης. Τώρα, μερικοί ιδιοκτήτες έχουν επίσης EIN, αλλά η IRS προτιμά ότι οι μοναδικοί ιδιοκτήτες χρησιμοποιούν τα SSN τους στο έντυπο W-9. Και πάλι, με αυτόν τον τρόπο θα διευκολυνθεί η αντιστοίχιση των τυχόν 1099 που θα λάβετε με τη φορολογική σας δήλωση, την οποία θα καταθέσετε στο SSN σας.

Τι γίνεται αν η επιχείρησή σας είναι καινούργια και δεν διαθέτει EIN; Μπορείτε ακόμα να συμπληρώσετε τη φόρμα W-9. Το IRS λέει ότι πρέπει να υποβάλετε αίτηση για τον αριθμό σας και να γράψετε "αίτηση για" στον χώρο για το TIN. Θα θελήσετε να πάρετε αυτόν τον αριθμό το συντομότερο δυνατό, επειδή, μέχρι να το κάνετε, θα υποβληθείτε σε παρακράτηση αντιγράφων ασφαλείας. Μπορείτε να υποβάλετε αίτηση για ένα EIN στην ιστοσελίδα του IRS. Δείτε τις οδηγίες παρακάτω για το Βήμα 8, Μέρος ΙΙ, για περισσότερα σχετικά με την παρακράτηση αντιγράφων ασφαλείας.

Βήμα 8: Στο Μέρος ΙΙ, πρέπει να βεβαιώνετε την ειλικρίνεια όλων των πληροφοριών σας προτού μπορέσετε να υπογράψετε τη φόρμα W-9. Προειδοποιώντας ότι βρίσκεται σε μια φορολογική μορφή θα μπορούσε να σημαίνει ότι θα πρέπει να πληρώσετε πρόστιμο ή να πάτε στη φυλακή. το IRS δεν μπερδεύει. Πριν υπογράψετε το έντυπο W-9, εδώ πρέπει να δηλώσετε τις δηλώσεις που πρέπει να βεβαιώσετε, υπό την ποινή του ψευδορκισμού:

1. Ο αριθμός που εμφανίζεται σε αυτό το έντυπο είναι ο σωστός μου αριθμός φορολογικού μητρώου (ή περιμένω να μου εκδοθεί ένας αριθμός).

Εάν σκέφτεστε να χρησιμοποιήσετε έναν "κληροδοτημένο", κλεμμένο ή καταγεγραμμένο αριθμό φορολογικού μητρώου, σκεφτείτε δύο φορές πριν περάσετε κάτω από τον όρκο.

2. Δεν υπόκειμαι στην παρακράτηση φόρου, επειδή: (α) είμαι απαλλαγμένος από την παρακράτηση παρακράτησης ή (β) δεν έχω ειδοποιηθεί από την υπηρεσία εσωτερικών εσόδων (IRS) ότι είμαι υποχρεωμένος να παρακρατήσω αντίγραφο ασφαλείας ως αποτέλεσμα αδυναμία δήλωσης όλων των τόκων ή των μερισμάτων ή (γ) το IRS με πληροφόρησε ότι δεν υπόκειμαι πλέον σε παρακράτηση λογαριασμού.

Οι περισσότεροι φορολογούμενοι απαλλάσσονται από την παρακράτηση φόρου. Εάν δεν έχετε ιδέα για το τι αφορά το IRS εδώ, ίσως είστε απαλλαγμένοι. Εάν δεν είστε απαλλαγμένοι από απαλλαγή, η IRS θα σας ειδοποιήσει και η εταιρεία που σας πληρώνει θα πρέπει να γνωρίζει γιατί υποχρεούται να παρακρατήσει φόρο εισοδήματος από την αμοιβή σας με κατ 'αποκοπή ποσοστό 28% και να την στείλει στο IRS. Παρεμπιπτόντως, τώρα ξέρετε έναν άλλο καλό λόγο να μην εξαπατήσετε τη φορολογική σας δήλωση: Ίσως χρειαστεί να ενημερώσετε έναν μελλοντικό πελάτη για αυτό και αυτό θα μπορούσε να κάνει την εταιρεία να σκεφτεί δύο φορές για σας. Το στοιχείο (γ) λέει βασικά ότι αν υποβληθήκατε κάποτε σε παρακράτηση παρακράτησης, αλλά δεν είναι πια, κανείς δεν χρειάζεται να ξέρει.

3. Είμαι πολίτης των ΗΠΑ ή άλλο πρόσωπο των ΗΠΑ.

Εάν είστε κάτοικος αλλοδαπός, είστε ξεκάθαροι. Το IRS θεωρεί επίσης ως «πρόσωπο των ΗΠΑ» ως εταιρική σχέση, εταιρία, εταιρεία ή ένωση που δημιουργήθηκε ή οργανώθηκε στις Ηνωμένες Πολιτείες ή σύμφωνα με τους νόμους των Ηνωμένων Πολιτειών. ένα εγχώριο κτήμα? και μια εγχώρια εμπιστοσύνη. Εάν η επιχείρησή σας είναι εταιρική σχέση με ξένο εταίρο, ισχύουν ειδικοί κανόνες. διαβάστε σχετικά με αυτές στις οδηγίες για να σχηματίσουν W-9. Εάν δεν είστε πολίτης των ΗΠΑ, ίσως χρειαστεί να συμπληρώσετε την φόρμα W-8 ή το έντυπο 8233.

4. Οι κωδικοί FATCA που είναι εγγεγραμμένοι σε αυτό το έντυπο (εάν υπάρχουν) που υποδηλώνει ότι είμαι απαλλαγμένος από την αναφορά FATCA είναι σωστές.

Πιθανώς δεν θα χρειαστεί να ανησυχείτε για αυτό το θέμα, το οποίο σχετίζεται με το νόμο περί φορολογικής συμμόρφωσης στο εξωτερικό.

Λίγο περισσότερους πόντους προτού συνδεθείτε

Το Έντυπο W-9 σας λέει να διαγράψετε το στοιχείο 2 παραπάνω αν έχετε ενημερωθεί από το IRS ότι είστε υπό συζήτηση για παρακράτηση λογαριασμού, επειδή δεν έχετε καταθέσει όλα τα ενδιαφέροντα και τα μερίσματα στη φορολογική σας δήλωση.

Μπορείτε να διαγράψετε το στοιχείο 2 εάν συμπληρώσετε τη φόρμα W-9 σε σχέση με μια συναλλαγή ακινήτων. Το στοιχείο 2 δεν ισχύει σε αυτή την περίπτωση, οπότε δεν έχει σημασία αν υποβάλλονται σε παρακράτηση λογαριασμού.

Τώρα, αν διαβάσετε προσεκτικά τις προσεγμένες εκτυπώσεις στις οδηγίες του W-9, φαίνεται να δείχνει ότι οι περισσότεροι άνθρωποι δεν υποχρεούνται να υπογράψουν αυτήν τη φόρμα καθόλου. Γενικά απαιτείται να υπογράφετε μόνο εάν το IRS σας έχει ειδοποιήσει ότι παρείχατε προηγουμένως εσφαλμένο TIN. Ωστόσο, εκτός από τις τεχνικές, το πρόσωπο που σας ζήτησε να συμπληρώσετε το έντυπο W-9 θα το θεωρήσετε ατελές ή άκυρο αν δεν το έχετε υπογράψει και καλή τύχη προσπαθώντας να τα πείσετε διαφορετικά.

Επιστροφή της φόρμας

Επιστρέψτε το συμπληρωμένο έντυπο W-9 στην επιχείρηση που σας ζήτησε να τη συμπληρώσετε. Στην ιδανική περίπτωση, θα το παραδώσετε αυτοπροσώπως για να περιορίσετε την έκθεσή σας στην κλοπή ταυτότητας, αλλά αυτή η μέθοδος συχνά δεν είναι πρακτική. Το ταχυδρομείο θεωρείται σχετικά ασφαλές. Εάν πρέπει να στείλετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη φόρμα, πρέπει να κρυπτογραφήσετε τόσο το έγγραφο όσο και το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και να ελέγξετε τριπλά ότι έχετε τη σωστή διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη πριν στείλετε το μήνυμά σας. Δωρεάν υπηρεσίες είναι διαθέσιμες στο διαδίκτυο για να σας βοηθήσουν να το κάνετε αυτό, αλλά ελέγξτε τη φήμη τους πριν εμπιστευθείτε τα έγγραφά σας σε αυτά.

Η κατώτατη γραμμή

Η παροχή ακριβών πληροφοριών στο έντυπο W-9 θα σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι οι πληρωμές που λαμβάνετε - ή άλλες συναλλαγές που απαιτούν αυτή τη φόρμα - θα αναφέρονται σωστά στο IRS. Εάν δεν είστε βέβαιοι για κάποια στοιχεία, όπως η κατάλληλη ταξινόμηση της επιχείρησής σας, επικοινωνήστε με το λογιστή ή άλλο οικονομικό σύμβουλό σας.