Ο σκοπός της φόρμας W-9

Οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν το έντυπο W-9 του IRS, αίτημα για αριθμό αναγνώρισης φορολογουμένων και πιστοποίηση, για να λαμβάνουν πληροφορίες από πωλητές που προσλαμβάνουν ως ανεξάρτητοι εργολάβοι (επίσης αποκαλούμενοι ελεύθεροι επαγγελματίες). Όταν μια επιχείρηση πληρώνει ανάδοχο $ 600 ή περισσότερο κατά τη διάρκεια ενός φορολογικού έτους, πρέπει να αναφέρει αυτές τις πληρωμές στην υπηρεσία εσωτερικών εσόδων (IRS), χρησιμοποιώντας μια επιστροφή πληροφοριών που ονομάζεται Έντυπο 1099-MISC. Οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν το όνομα, τη διεύθυνση και τον αριθμό κοινωνικής ασφάλισης ή τους συμβεβλημένους αριθμούς φορολογικού μητρώου που παρέχουν στο έντυπο W-9 για να συμπληρώσουν την επιστροφή πληροφοριών. Ούτε ο αποστολέας ούτε ο παραλήπτης πρέπει να στείλουν ένα αντίγραφο στο IRS.

Οι επιχειρήσεις που προσλαμβάνουν ανεξάρτητους εργολάβους δεν παρακρατούν φόρο εισοδήματος ή πληρώνουν τους φόρους Medicare ή Κοινωνικής Ασφάλισης για τους ανεξάρτητους εργολάβους τους, όπως συμβαίνει για τους υπαλλήλους τους. Αντ 'αυτού, οι αντισυμβαλλόμενοι είναι υπεύθυνοι για αυτές τις υποχρεώσεις. Ωστόσο, το IRS εξακολουθεί να θέλει να γνωρίζει πόσο έχουν λάβει οι εν λόγω ανάδοχοι για να βεβαιωθούν ότι πληρώνουν τους φόρους που οφείλουν και χρησιμοποιεί τη φόρμα 1099-MISC για να συλλέξει αυτές τις πληροφορίες. Οι επιχειρήσεις δεν στέλνουν το έντυπο W-9 στο IRS.

Ο σκοπός της φόρμας W-9

Απαιτούμενες πληροφορίες για το Έντυπο W-9

Το έντυπο W-9 ζητά την επωνυμία του ανεξάρτητου εργολάβου, την εταιρική επωνυμία (αν είναι διαφορετική), την εταιρική επωνυμία (ατομική επιχείρηση, εταιρική σχέση, εταιρεία C, εταιρία S, εταιρία περιορισμένης ευθύνης ή άλλη) αριθμός (ή αριθμός κοινωνικής ασφάλισης, για ατομικούς ιδιοκτήτες που δεν χρησιμοποιούν ξεχωριστό αριθμό φορολογικού μητρώου).

Το έντυπο W-9 ζητά επίσης από το άτομο που το συμπληρώνει να βεβαιώσει ότι δεν υπόκειται σε παρακράτηση αντιγράφων ασφαλείας. Οι περισσότεροι φορολογούμενοι δεν είναι, αλλά εάν είναι, η εταιρεία που προσλαμβάνει τον ανεξάρτητο ανάδοχο θα χρειαστεί να παρακρατήσει φόρο εισοδήματος από την αμοιβή αυτού του εργολάβου με κατ 'αποκοπή ποσοστό 24% (για τις φορολογικές χρήσεις 2018-25) και να το στείλει στο IRS.

Δεδομένου ότι το έντυπο W-9 απαιτεί την εισαγωγή φορολογικού μητρώου ή αριθμού κοινωνικής ασφάλισης, τόσο το πρόσωπο που το συμπληρώνει όσο και η εταιρεία που λαμβάνει το συμπληρωμένο έντυπο πρέπει να το φυλάξει προσεκτικά κατά τη διάρκεια της μετάδοσης και μετά την παραλαβή για προστασία από κλοπή ταυτότητας.

Όταν δεν πρέπει να συμπληρώσετε ένα W-9

Ένας ανεξάρτητος εργολάβος που λαμβάνει ένα απροσδόκητο W-9 θα πρέπει να διστάσει πριν συμπληρώσει και να διερευνήσει αν ο αιτών έχει νόμιμο λόγο να ζητήσει αυτή τη φόρμα. Τα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα χρησιμοποιούν ενίοτε το Έντυπο W-9 για να ζητήσουν πληροφορίες από έναν πελάτη όταν πρέπει να αναφέρουν μερίσματα ή ενδιαφέρον. Προσέξτε εδώ: Το χρηματοπιστωτικό ίδρυμα θα πρέπει πιθανότατα να έχει ήδη τον αριθμό φορολογικού σας μητρώου από τη στιγμή που ανοίξατε τον λογαριασμό.

Μια άλλη περίπτωση στην οποία θα πρέπει να διστάσετε πριν συμπληρώσετε το έντυπο W-9 είναι εάν η εταιρεία που σας ζητάει να το πράξει είναι ο εργοδότης σας και υποτίθεται ότι πρέπει να καταταγείτε ως υπάλληλος και όχι ως ανεξάρτητος εργολάβος. Η διαφορά είναι σημαντική.

Υπάλληλος ή Ανεξάρτητος Ανάδοχος;

Εάν είστε υπάλληλος, ο εργοδότης σας θα παρακρατήσει φόρους εισοδήματος, θα παρακρατήσει και θα καταβάλει φόρους Κοινωνικής Ασφάλισης και Medicare και θα καταβάλει φόρο ανεργίας στους μισθούς σας. Εάν είστε ανεξάρτητος εργολάβος, δεν θα το κάνετε. Αυτό σημαίνει ότι θα είστε υπεύθυνοι για το μερίδιο του εργοδότη στους φόρους Κοινωνικής Ασφάλισης και Medicare και ότι δεν θα δικαιούστε αποζημίωση ανεργίας αν είστε απολυμένοι.

Ένας αδίστακτος ή οικονομικά αγωνιζόμενος εργοδότης μπορεί να προσπαθήσει να ταξινομήσει έναν εργαζόμενο ως ανεξάρτητο ανάδοχο για να εξοικονομήσει χρήματα. Αν είστε ταξινομημένος ως ανεξάρτητος εργολάβος, η φορολογική "εξοικονόμηση" του εργοδότη σας θα βγει από την τσέπη σας ως φόρος αυτοαπασχόλησης. Επίσης, θα είστε υπεύθυνοι για τον υπολογισμό και την πληρωμή των εκτιμώμενων φόρων σας τέσσερις φορές το χρόνο και την συμπλήρωση του Προγράμματος C, όταν υποβάλετε την ετήσια φορολογική σας δήλωση.

Δεν είναι πάντοτε σαφές εάν ένας εργαζόμενος είναι υπάλληλος ή ανεξάρτητος εργολάβος, αλλά γενικά, όσο περισσότερο ελέγχει η επιχείρηση για το τι κάνουν οι εργαζόμενοι και πώς το κάνουν, τόσο πιο πιθανό είναι ότι είναι υπάλληλοι. Αν η αίσθηση Spidey αρχίζει να τσιρίζει όταν κάποιος που προσέλαβε σας καλεί έναν ανεξάρτητο ανάδοχο, αυτό είναι ένα καλό σημάδι και θα πρέπει να διερευνήσετε την κατάσταση περαιτέρω. Ξεκινήστε αναθεωρώντας τη συζήτηση των IRS για τη διαφορά μεταξύ των δύο. Εάν είστε υπάλληλος, θα πρέπει να συμπληρώσετε το έντυπο W-4, όχι το έντυπο W-9.

Ακολουθεί ένα παράδειγμα του πότε ένας εργοδότης θα μπορούσε νόμιμα να αλλάξει το καθεστώς σας από υπάλληλο σε ανεξάρτητο ανάδοχο. Είστε προγραμματιστής ηλεκτρονικών υπολογιστών και πρέπει να έρθετε στο γραφείο από τις 9 π.μ. έως τις 6 μ.μ., από Δευτέρα έως Παρασκευή. Η εταιρεία παρέχει το γραφείο σας και τον υπολογιστή σας.

Από τον επόμενο μήνα, θα πρέπει να παρέχετε τον υπολογιστή σας. Θα μπορείτε να εργαστείτε από το σπίτι ή οποιαδήποτε απομακρυσμένη τοποθεσία θέλετε και μπορείτε να ολοκληρώσετε την εργασία σας οποιαδήποτε ώρα θέλετε, εφόσον οι εργασίες σας ολοκληρώνονται σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα και απαντάτε έγκαιρα σε τηλεφωνικές κλήσεις και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σχετίζονται με την εργασία.

Συχνές ερωτήσεις W-9

Πώς μπορώ να μάθω εάν υπόκειμαι σε παρακράτηση αντιγράφων ασφαλείας;

Έχει στείλει η IRS μια επιστολή που σας λέει ότι υπόκεισθε σε υποχρεωτική παρακράτηση αντιγράφων ασφαλείας; Αυτό θα μπορούσε να συμβεί αν δεν αναφέρατε όλα τα ενδιαφέροντα και τα μερίσματά σας σε προηγούμενη φορολογική δήλωση. Εάν δεν έχετε λάβει αυτή την επιστολή και εάν δώσετε τον αριθμό φορολογικού σας μητρώου στον αιτούντα του εντύπου W-9, τότε δεν υπόκειστε σε παρακράτηση παρακράτησης. Εάν υποβάλλονται σε παρακράτηση αντιγράφων ασφαλείας, διαχωρίστε το δεύτερο στοιχείο στο δεύτερο μέρος του εντύπου W-9 πριν την υποβάλετε.

Ποιος είναι ο πιο ασφαλής τρόπος υποβολής της φόρμας W-9;

Εάν μπορείτε να παραδώσετε το έγγραφο αυτοπροσώπως, αυτό είναι ιδανικό. Διαφορετικά, μια επιλογή είναι να χρησιμοποιήσετε μια δωρεάν ηλεκτρονική υπηρεσία για να κρυπτογραφήσετε το ολοκληρωμένο σας έντυπο W-9 και να το στείλετε με ασφάλεια στον αιτούντα. Θα μπορούσατε επίσης να χρησιμοποιήσετε μια κρυπτογραφημένη υπηρεσία κοινής χρήσης αρχείων.

Μια άλλη επιλογή είναι να το στείλετε μέσω μιας υπηρεσίας όπως η FedEx, η UPS ή η ταχυδρομική υπηρεσία, αν και δεν υπάρχει καμία εγγύηση ότι η φόρμα σας δεν θα χαθεί, θα κλαπεί ή θα παραβιαστεί κατά τη μεταφορά.

Επίσης, δεν υπάρχει καμία εγγύηση ότι ο παραλήπτης θα αποθηκεύσει τη φόρμα με ασφάλεια ακόμα κι αν το στείλετε με ασφάλεια, για αυτό ίσως να θέλετε να το ρωτήσετε εκ των προτέρων.

Η επιχείρησή μου είναι απαλλασσόμενη εταιρεία;

Αν είστε μοναδικός κάτοχος, πιθανώς δεν είναι. Εάν είναι μια εταιρεία, θα μπορούσε να είναι, εάν πληροί τις προϋποθέσεις για την απαλλαγή από το φόρο IRS.

Έχω ταυτότητα εργοδότη (EIN) και αριθμό κοινωνικής ασφάλισης. Ποιος αριθμός πρέπει να καταχωρίσω στη φόρμα;

Εάν είστε μοναδικός κάτοχος, μπορείτε να εισάγετε είτε μία. Εάν η επιχείρησή σας είναι εταιρεία που ταξινομείται ως εταιρεία ή εταιρική σχέση, χρησιμοποιήστε το EIN της οντότητας. Εάν η επιχείρησή σας είναι μια LLC ενός μέλους που είναι μια μη ληφθείσα οντότητα, καταχωρίστε το SSN ή το EIN (όχι το EIN της οντότητας).

Μπορώ να αρνηθώ να συμπληρώσω το έντυπο W-9;

Σίγουρος. Αν αρνηθείτε να απαντήσετε σε ένα νόμιμο αίτημα, ο πελάτης σας θα παρακρατήσει φόρους από την αμοιβή σας με ποσοστό 24%. Η λογιστική υπηρεσία μπορεί επίσης να σας βρει έναν πόνο και να πει την επαφή σας να αρνηθεί να κάνει περαιτέρω επιχειρηματικές συναλλαγές μαζί σας. Οι επιχειρήσεις έχουν μεγάλη υποχρέωση από την IRS να αποκτήσουν ένα συμπληρωμένο έντυπο W-9 από οποιονδήποτε πληρώνουν 600 ή περισσότερα δολάρια κατά τη διάρκεια του έτους. Η μη συμμόρφωση μπορεί να οδηγήσει σε πρόστιμα.

Αν νομίζετε ότι το άτομο που ζητεί τη φόρμα δεν έχει καμία επιχείρηση που το ζητά, η άρνηση είναι ίσως μια καλή ιδέα. Αν σας απασχολεί, ζητήστε από έναν φοροτεχνικό τι πρέπει να κάνετε.

Εκτός από έναν πελάτη, ποιος μπορεί να μου ζητήσει να συμπληρώσω το έντυπο W-9;

Μια τράπεζα, μια χρηματιστηριακή εταιρεία, ένα δανειοδοτικό ίδρυμα που έχει ακυρώσει ένα χρέος που οφείλετε ή ο εκδότης ενός βραβείου που έχετε κερδίσει όλοι μπορεί να σας ρωτήσω. Εάν είστε φιλοξενούμενος στο "Ellen" κατά τη διάρκεια της προώθησης "12 Ημέρες από Giveaways" και οι παραγωγοί ομιλίας σας ζητούν να συμπληρώσετε ένα W-9 προτού φύγετε, είναι ασφαλές να υποθέσετε ότι το αίτημα είναι νόμιμο. Εάν λάβετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου λέγοντας ότι έχετε κερδίσει ένα βραβείο για έναν διαγωνισμό που δεν θυμάστε την είσοδο, ίσως να μην θέλετε να δώσετε στο W-9 αυτό το άτομο.

Προσοχή στις απάτες τύπου phishing. Εάν λάβετε ένα αίτημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για ένα έντυπο W-9 και δεν είστε βέβαιοι ότι είναι νόμιμο, επικοινωνήστε με τον υποτιθέμενο αποστολέα μέσω τηλεφώνου (και μην χρησιμοποιήσετε κανένα αριθμό τηλεφώνου στο ύποπτο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) για να ρωτήσετε αν η αίτηση είναι έγκυρη. Οι επιτιθέμενοι είναι εξελιγμένοι και μπορούν να κάνουν ένα μήνυμα να μοιάζει σαν να προέρχεται από την τράπεζά σας ή ακόμα και από τον πελάτη σας. Και αν λάβετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το IRS, είναι σίγουρα μια απόπειρα ηλεκτρονικού "ψαρέματος" (phishing) και θα πρέπει να προωθήσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Το IRS δεν ενεργοποιεί την επαφή με τους φορολογούμενους μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Η κατώτατη γραμμή

Τα έντυπα W-9 απευθύνονται σε ανεξάρτητους εργολάβους, που ονομάζονται επίσης ελεύθεροι επαγγελματίες. Είναι σημαντικό να συμπληρώσετε τη φόρμα σωστά - αλλά μόνο εάν είστε βέβαιοι ότι είναι η σωστή φόρμα υποβολής και το αίτημα είναι νόμιμο.