Θετική επιβεβαίωση
Θετική επιβεβαίωση είναι μια ερώτηση ελέγχου που απαιτεί από τον πελάτη να ανταποκριθεί, επιβεβαιώνοντας την ακρίβεια ενός στοιχείου. Η θετική επιβεβαίωση απαιτεί απόδειξη ακρίβειας επιβεβαιώνοντας ότι οι αρχικές πληροφορίες ήταν σωστές ή παρέχοντας τις σωστές πληροφορίες αν δεν ήταν σωστές.
Βασικές τακτικές
- Θετική επιβεβαίωση είναι μια ερώτηση ελέγχου που απαιτεί από τον πελάτη να ανταποκριθεί, επιβεβαιώνοντας την ακρίβεια ενός στοιχείου.
- Η θετική επιβεβαίωση απαιτεί απόδειξη ακρίβειας επιβεβαιώνοντας ότι οι αρχικές πληροφορίες ήταν σωστές ή παρέχοντας τις σωστές πληροφορίες αν δεν ήταν σωστές.
- Οι θετικές επιβεβαιώσεις χρησιμοποιούνται για την επαλήθευση των ποσών των υποχρεώσεων, των επενδύσεων, των τραπεζικών λογαριασμών, των εισπρακτέων λογαριασμών και των υποχρεώσεων.
Κατανόηση θετικής επιβεβαίωσης
Η θετική επιβεβαίωση αποτελεί μέρος των διαδικασιών επιβεβαίωσης που χρησιμοποιούν οι ελεγκτές για την επιβεβαίωση συγκεκριμένων πληροφοριών. Ο αποδέκτης της επιστολής είναι να απαντήσει για να επιβεβαιώσει την ακρίβεια ή να παράσχει πληροφορίες και να την στείλει πίσω στον ελεγκτή. Ορισμένα παραδείγματα των πληροφοριών που απαιτούνται από τους ελεγκτές περιλαμβάνουν την επιβεβαίωση των εξής:
- Τα ποσά και οι περιγραφές των διαφόρων τύπων υποχρεώσεων
- Στοιχεία τραπεζικού λογαριασμού, συμπεριλαμβανομένων των υπολοίπων
- Τα ποσά και οι τύποι των αποθεμάτων
- Επενδύσεις ή τίτλοι
- Αντίγραφα των τιμολογίων πωλήσεων για να εξασφαλιστεί ότι πραγματοποιήθηκαν πωλήσεις
- Πληροφορίες ή αντίγραφα τιμολογίων αποστολής για την εξασφάλιση της αποστολής προϊόντων
Ανάλυση επιβεβαίωσης
Οι ελεγκτές χρησιμοποιούν επίσης θετικές επιστολές επιβεβαίωσης για να επαληθεύσουν τους πληρωτέους λογαριασμούς και τους εισπρακτέους λογαριασμούς ή τις εταιρείες. Οι πληρωτέοι λογαριασμοί είναι βραχυπρόθεσμα χρέη που οφείλουν οι εταιρείες στους προμηθευτές τους. Οι απαιτήσεις από πελάτες αντιπροσωπεύουν χρήματα που οφείλονται από πελάτες της εταιρείας για την πώληση αγαθών. Οι απαιτήσεις και οι πληρωμές συνήθως έχουν όρους πληρωμής 30, 60 ή 90 ημερών - που σημαίνει ότι πρέπει να γίνει πληρωμή εντός αυτού του χρονικού πλαισίου.
Ένας ελεγκτής μπορεί να επαληθεύσει την ακρίβεια των φακέλων εισπρακτέων λογαριασμών που εξετάζονται, προσδιορίζοντας εάν τα αρχεία αντανακλούν με ακρίβεια τις συναλλαγές που έχουν συμβεί μεταξύ της εταιρείας και των πελατών της. Η επικοινωνία με τους πελάτες βοηθά άμεσα τους ελεγκτές να επαληθεύσουν ότι οι καταχωρισμένοι λογαριασμοί υπάρχουν, ότι τα υπόλοιπα που εμφανίζονται ως οφειλόμενα είναι σωστά και ότι οι πληρωμές που έχουν επισημανθεί ως λαμβανόμενες είναι αληθείς.
Οι απαιτήσεις από πελάτες είναι βραχυπρόθεσμα περιουσιακά στοιχεία και μπορούν να χρησιμοποιηθούν από τις εταιρείες ως εξασφάλιση για τη λήψη δανείων ή τη χρηματοδότηση από τράπεζες. Κατά συνέπεια, είναι σημαντικό οι ελεγχόμενες απαιτήσεις να επιβεβαιώνουν ότι πραγματοποιήθηκαν οι πωλήσεις καθώς και να επιβεβαιώσουν ότι τα ποσά από τις πωλήσεις συλλέγονται εγκαίρως.
Εάν μια εταιρεία επιθυμεί να ελέγξει τα πληρωτέα αρχεία των λογαριασμών της, πρέπει να εξετάσει τυχόν εξερχόμενα κεφάλαια που συνδέονται με υποχρεώσεις χρέους ή με πληρωμές πιστωτών. Η διαδικασία μπορεί να απαιτήσει την αναθεώρηση των τιμολογίων και τη συμφωνία αυτών των ποσών με τις πληρωμές που καταγράφηκαν ως πραγματοποιούμενες. Επιπλέον, η επιχείρηση μπορεί να επιλέξει να ταιριάξει τα προαναφερθέντα ποσά με τις πραγματικές αναλήψεις από λογαριασμούς πληρωμών για να επιβεβαιώσει την ακρίβεια.
Θετική έναντι αρνητικής επιβεβαίωσης
Ενώ η θετική επιβεβαίωση απαιτεί υποστηρικτικές πληροφορίες παρά την ακρίβεια των αρχικών αρχείων, η αρνητική επιβεβαίωση απαιτεί απόκριση μόνο αν υπάρχει ασυμφωνία. Κατά τη διάρκεια μιας αίτησης αρνητικής επιβεβαίωσης, μπορεί να ζητηθεί από μια επιχείρηση να επιβεβαιώσει ότι το υπόλοιπο του λογαριασμού παρατίθεται σε συγκεκριμένο ποσό, όπως π.χ. $ 100.000. Εάν το υπόλοιπο του τρέχοντος λογαριασμού είναι $ 100.000, δεν απαιτείται καμία επιπλέον ενέργεια. Εάν το υπόλοιπο διαφέρει, πρέπει να παρέχονται πρόσθετες πληροφορίες για να εξηγηθεί η διαφορά. Αρνητικά γράμματα επιβεβαίωσης χρησιμοποιούνται επίσης για να διαπιστωθεί εάν ο παραλήπτης επιθυμεί να αποχωρήσει από ένα γεγονός που περιγράφεται στην επιστολή.
Η αρνητική επιβεβαίωση χρησιμοποιείται συνηθέστερα εάν τα αρχεία του ατόμου ή της επιχείρησης θεωρούνται γενικά πολύ ακριβή. Συνήθως, η εταιρεία που λαμβάνει αρνητική επιβεβαίωση πιστεύεται ότι έχει αυστηρές εσωτερικές απαιτήσεις και επιχειρηματικές πρακτικές. Ως αποτέλεσμα, η αρνητική επιβεβαίωση είναι πολύ λιγότερο δαπανηρή και χρονοβόρα για τους ελεγκτές, καθώς συνήθως χρειάζεται μόνο να στείλουν μία επιστολή.
Αντίστροφα, τα αιτήματα θετικής επιβεβαίωσης εμπλέκονται περισσότερο, δεδομένου ότι πρέπει να προσκομιστούν οικονομικά αρχεία ακόμα και αν τα αρχικά στοιχεία της επιστολής ήταν σωστά. Επίσης, είναι πιθανότερο να χρησιμοποιηθούν θετικά αιτήματα επιβεβαίωσης εάν υπάρχουν υπόνοιες για λάθη στα βιβλία της εταιρείας. Ωστόσο, μια θετική επιστολή επιβεβαίωσης είναι πιο συνηθισμένη στις πολύπλοκες συναλλαγές, καθώς είναι πιο ακριβής και εξασφαλίζει ότι όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα - ή έχουν τις ίδιες οικονομικές πληροφορίες. Στον δανεισμό, για παράδειγμα, οι ελεγκτές χρησιμοποιούν θετικές επιβεβαιώσεις σε τράπεζες και εταιρείες για να εξακριβώσουν το ακριβές ποσό ενός χρέους.
Ως αποτέλεσμα, μια θετική επιβεβαίωση τείνει να είναι μια καλύτερη αντιπροσώπευση των οικονομικών πληροφοριών από μια αρνητική επιβεβαίωση, δεδομένου ότι είναι ένα ρητό αίτημα που έχει επιστραφεί από τον παραλήπτη. Εάν προκύψει οποιαδήποτε διαφορά, μια θετική επιβεβαίωση είναι φυσική απόδειξη ότι οι πληροφορίες επιβεβαιώθηκαν.
Παράδειγμα θετικής επιβεβαίωσης
Εάν ένας φυσικός ή επιχειρηματικός φορέας έχει επιλεγεί για έλεγχο από την υπηρεσία εσωτερικού εισοδήματος (IRS), ο φορολογούμενος πρέπει να παράγει τα αρχεία για να επιβεβαιώσει τις πληροφορίες που αναφέρονται στις επιλεγμένες φορολογικές δηλώσεις. Ο έλεγχος μπορεί να περιλαμβάνει θετική αίτηση επιβεβαίωσης για όλες τις πηγές εισοδήματος, επαλήθευση των εφαρμοζόμενων εκπτώσεων που λαμβάνονται και απόδειξη των ισχυρισμών κέρδους ή ζημιών. Ακόμη και αν οι πληροφορίες που απαιτούνται για τον έλεγχο συμφωνούν με όσα αναφέρθηκαν, όλα τα αποδεικτικά στοιχεία πρέπει να υποβάλλονται για να ικανοποιούν τις απαιτήσεις ελέγχου.
Σύγκριση επενδυτικών λογαριασμών Όνομα παροχέα Περιγραφή Αποκάλυψη διαφημιζόμενου × Οι προσφορές που εμφανίζονται σε αυτόν τον πίνακα προέρχονται από συνεργασίες από τις οποίες η Investopedia λαμβάνει αποζημίωση.