Εταιρική Πιστωτική Κάρτα
Οι εταιρικές πιστωτικές κάρτες είναι πιστωτικές κάρτες που εκδίδονται σε υπαλλήλους εγκατεστημένων εταιρειών που τους επιτρέπουν να χρεώνουν τα εξουσιοδοτημένα επαγγελματικά τους έξοδα - όπως διανυκτερεύσεις σε ξενοδοχεία και αεροπορικά εισιτήρια - χωρίς να χρειάζεται να χρησιμοποιούν δική τους κάρτα ή μετρητά. Αυτές οι κάρτες, οι οποίες είναι επίσης γνωστές ως εμπορικές πιστωτικές κάρτες, μπορούν να διευκολύνουν τους εργαζόμενους (και τους εργοδότες) να διαχειρίζονται τα έξοδα, ενώ πολλοί προσφέρουν παροχές, όπως τα μίλια συχνών μίσθωσης και πρόσβαση στα σαλόνια του αεροδρομίου.
Πώς λειτουργεί μια εταιρική πιστωτική κάρτα
Οι εταιρικές πιστωτικές κάρτες έχουν σχεδιαστεί για να ικανοποιούν τις ανάγκες των καθιερωμένων εταιρειών - συνήθως εκείνων με ετήσια έσοδα τουλάχιστον 4 εκατομμυρίων δολαρίων, 15 χρηστών καρτών, καθώς και προβλεπόμενες χρεώσεις ύψους 250.000 δολαρίων και άνω κάθε χρόνο. Ενώ οι περισσότερες επιχειρήσεις, συμπεριλαμβανομένων των ατομικών επιχειρήσεων και των DBA, μπορούν να αποκτήσουν μια μικρή επιχειρηματική πιστωτική κάρτα, οι εταιρικές κάρτες (όπως υποδηλώνει το όνομα) προορίζονται για εταιρίες. Αυτό σημαίνει ότι η εταιρεία πρέπει να είναι δομημένη και καταχωρημένη ως εταιρεία S ή C για να είναι επιλέξιμη.
Οι μεγάλοι εκδότες πιστωτικών καρτών, όπως οι American Express, Capital One, Citibank, Chase και Wells Fargo, προσφέρουν εταιρικές πιστωτικές κάρτες. Οι κάρτες εκδίδονται με βάση την οικονομική υγεία της εταιρείας - όχι τα προσωπικά οικονομικά των ιδιοκτητών. Οι εκδότες καρτών μπορούν, για παράδειγμα, να απαιτούν από την εταιρεία να έχει ισχυρά οικονομικά μεγέθη, συν την καλή ρευστότητα και τις ταμειακές ροές.
Οι εκδότες εταιρικών πιστωτικών καρτών συνήθως επιθυμούν να δουν τις πρόσφατες ελεγμένες οικονομικές καταστάσεις μιας εταιρείας, λεπτομέρειες σχετικά με τη δομή και την οργάνωση της εταιρείας, φορολογικά στοιχεία (συμπεριλαμβανομένου ενός ομοσπονδιακού φορολογικού μητρώου) και πληροφορίες επικοινωνίας για έναν υπάλληλο της εταιρείας που είναι εξουσιοδοτημένος να ασκεί επιχειρηματικές δραστηριότητες επιχείρηση, όπως ιδιοκτήτης, πρόεδρος ή ταμία.
Βασικές τακτικές
- Οι κάρτες εταιρικών πιστώσεων διευκολύνουν τους εργοδότες και τους εργαζόμενους να διαχειρίζονται τα έξοδα.
- Οι εταιρικές κάρτες εκδίδονται σε μεγαλύτερες, καθιερωμένες εταιρείες και διαφέρουν από τις επαγγελματικές κάρτες που είναι διαθέσιμες για τις ατομικές επιχειρήσεις και τα DBA.
- Είναι σημαντικό οι εργαζόμενοι να μάθουν και να ακολουθούν τις πολιτικές της εταιρικής πιστωτικής κάρτας της εταιρίας πριν προβούν σε οποιαδήποτε χρέωση.
- Ανάλογα με την κάρτα, ο υπάλληλος ή ο εργοδότης θα είναι υπεύθυνος για την πληρωμή του λογαριασμού της πιστωτικής κάρτας.
Ο εργοδότης μπορεί να παρέχει σε ορισμένους υπαλλήλους εταιρική κάρτα, ώστε να μπορούν να πληρώσουν για εγκεκριμένα επαγγελματικά έξοδα, όπως ξενοδοχεία, γεύματα, ενοικιαζόμενα αυτοκίνητα και πτήσεις, καθώς και πρόσβαση σε μετρητά σε ΑΤΜ - όλα χωρίς τη χρήση ιδίων κεφαλαίων ή προκαταβολής από την εταιρεία. Το όνομα της εταιρείας θα είναι στην κάρτα, μαζί με το όνομα του υπαλλήλου ως καθορισμένο κάτοχο κάρτας. Η υπογραφή του υπαλλήλου πηγαίνει στο πίσω μέρος της κάρτας, όπως ακριβώς και σε προσωπική πιστωτική κάρτα.
Τύποι εταιρικών πιστωτικών καρτών
Ανάλογα με τον τύπο της εταιρικής πιστωτικής κάρτας, ο υπάλληλος ή ο εργοδότης θα είναι υπεύθυνος για την πληρωμή του λογαριασμού της πιστωτικής κάρτας. Με ατομική κάρτα ευθύνης, ο υπάλληλος είναι υπεύθυνος για την άμεση πληρωμή του εκδότη της πιστωτικής κάρτας για τυχόν χρεώσεις, καθώς και την υποβολή έκθεσης δαπανών και επιστροφής από τον εργοδότη. Ο εκδότης της πιστωτικής κάρτας ελέγχει την πίστωση του υπαλλήλου πριν του δώσει μια κάρτα, αλλά είναι ένα «μαλακό τράβηγμα» που δεν θα επηρεάσει το πιστωτικό αποτέλεσμά του.
Εάν πρόκειται για κάρτα εταιρικής ευθύνης, ο εργοδότης πληρώνει το λογαριασμό για τυχόν εγκεκριμένες χρεώσεις (αν και ο υπάλληλος μπορεί να είναι στο γάντζο για να πληρώσει άμεσα τον εκδότη για τυχόν μη εξουσιοδοτημένα ή προσωπικά έξοδα). Επειδή η εταιρεία είναι υπεύθυνη για την πληρωμή του λογαριασμού, ο εκδότης της πιστωτικής κάρτας συνήθως δεν ελέγχει την πίστωση του υπαλλήλου, αλλά το άτομο αυτό πιθανότατα θα είναι υπεύθυνο για την υποβολή τακτικών εκθέσεων δαπάνης, ώστε η εταιρεία να μπορεί να συμβιβάζει τις δηλώσεις καρτών κάθε μήνα.
Πριν ένας εργαζόμενος χρησιμοποιεί μια εταιρική πιστωτική κάρτα, θα πρέπει να ανακαλύψει ποιος είναι υπεύθυνος για την πληρωμή του λογαριασμού κάθε μήνα. Εάν είναι υπεύθυνοι, θα πρέπει να δημιουργήσουν ένα σύστημα που να διασφαλίζει ότι οι πληρωμές είναι εγκαίρως και ότι διαθέτουν τα κεφάλαια για να καλύψουν το υπόλοιπο.
Οφέλη μιας εταιρικής πιστωτικής κάρτας
Ένα βασικό πλεονέκτημα μιας εταιρικής πιστωτικής κάρτας είναι ότι διευκολύνει τη διαχείριση των εξόδων - τόσο για τους εργαζόμενους όσο και για τους εργοδότες. Από επιχειρηματική άποψη, μια εταιρική κάρτα επιτρέπει στους εργοδότες να θέτουν όρια στον αριθμό των κατόχων καρτών που μπορούν να δαπανήσουν ανά συναλλαγή, ανά κατηγορία δαπανών ή συνολικά. Η εταιρία μπορεί επίσης να ελέγξει πού μπορεί να χρησιμοποιηθεί μια κάρτα, περιορίζοντας τις αγορές σε συγκεκριμένους εμπόρους, είδη εμπόρων και τοποθεσίες.
Από την άποψη των εργαζομένων, μια κάρτα εταιρικής ευθύνης μπορεί να σημαίνει οικονομική ελάφρυνση, καθώς εξαλείφει την ανάγκη να πληρώσει εκ των προτέρων για τις δαπάνες που σχετίζονται με τις επιχειρήσεις και στη συνέχεια να περιμένει τις επιστροφές. Ένα άλλο πλεονέκτημα είναι ότι μερικές εταιρικές πιστωτικές κάρτες προσφέρουν αναφορά ηλεκτρονικών εξόδων που καλύπτει αυτόματα τις εκθέσεις δαπανών της εταιρείας με πληροφορίες αγοράς - ένα χαρακτηριστικό που καθιστά ευκολότερη την υποβολή έγκαιρων και ακριβών αναφορών.
Ένα άλλο σημαντικό πλεονέκτημα είναι ότι, ανάλογα με τον εργοδότη, οι κάτοχοι καρτών μπορεί να είναι σε θέση να κρατήσουν οποιαδήποτε ανταμοιβή κερδίζουν ενώ χρησιμοποιούν μια εταιρική πιστωτική κάρτα. Μπορούν, για παράδειγμα, να είναι σε θέση να κερδίσουν και να εξαργυρώσουν ανταμοιβές για ένα πρόγραμμα συχνών επιβατών ή ένα πρόγραμμα συχνών επισκεπτών ενός ξενοδοχείου. Φυσικά, ο εργοδότης μπορεί να αποφασίσει να διατηρήσει τις ανταμοιβές προκειμένου να αντισταθμίσει τα ετήσια εταιρικά κόστη ή να προσφέρει κίνητρα στους εργαζομένους με τις καλύτερες επιδόσεις. Παρόλα αυτά, πολλές μεγαλύτερες εταιρείες επιτρέπουν στους εργαζόμενους να αποκομίσουν οφέλη από τα προγράμματα ανταμοιβής, καθώς μπορούν να βελτιώσουν το ηθικό των εργαζομένων.
Εκτός από τα προγράμματα επιβράβευσης, πολλές εταιρικές πιστωτικές κάρτες προσφέρουν οφέλη που θα εκτιμήσουν οι συνηθισμένοι ταξιδιώτες, όπως η πρόσβαση στα σαλόνια του αεροδρομίου, η υπηρεσία ταξιδίου και έκτακτης βοήθειας, η αντικατάσταση της κάρτας έκτακτης ανάγκης και οι εκταμιεύσεις μετρητών, και την απομάκρυνση ζημιών από τη σύγκρουση. Διαβάστε τη λεπτή εκτύπωση στη συμφωνία πιστωτικών καρτών για να βεβαιωθείτε ότι κατανοείτε πώς λειτουργούν αυτά τα οφέλη. Για να ενεργοποιήσετε την αυτόματη κάλυψη κατά την ενοικίαση αυτοκινήτου, για παράδειγμα, πιθανόν να πρέπει να ολοκληρώσετε ολόκληρη τη συναλλαγή με την καλυμμένη πιστωτική κάρτα και να παραμερίσετε την απαλλαγή από την καταστροφή της εταιρείας ενοικίασης. Σε περίπτωση αμφιβολίας, καλέστε τον αριθμό στο πίσω μέρος της κάρτας.
Εταιρικές πολιτικές για εταιρικές πιστωτικές κάρτες
Οι εργαζόμενοι πρέπει να γνωρίζουν τις πολιτικές της εταιρείας τους σχετικά με τις εταιρικές κάρτες από το get-go για να αποφύγουν λάθη που θα μπορούσαν να οδηγήσουν σε λογιστικούς εφιάλτες - ή και χειρότερα. Οι κάτοχοι καρτών πρέπει να εξοικειωθούν με τις γενικές απαιτήσεις της εταιρείας για τις δαπάνες και τις υποχρεώσεις υποβολής εκθέσεων και να διαπιστώσουν αν έχουν όρια δαπανών που ισχύουν για ορισμένες κατηγορίες. Είναι επίσης σημαντικό να μάθετε για τους κανόνες που αφορούν συγκεκριμένους τομείς ή θέσεις. Τα στελέχη της εταιρείας, για παράδειγμα, θα έχουν πιθανώς διαφορετικά προφίλ δαπανών από, για παράδειγμα, μεσαία διοίκηση.
Μόλις ένας κάτοχος της κάρτας μάθει τις πολιτικές της εταιρείας του, θα πρέπει να τηρούν τους. Εάν χρησιμοποιούν την κάρτα τους για να αγοράσουν κάτι που δεν είναι εγκεκριμένο επιχειρηματικό κόστος, μπορεί να τους κάνει να φαίνονται κακοί στα μάτια του εργοδότη τους - ακόμα κι αν είναι ένα τίμιο λάθος. Επιπλέον, πολλές μεγάλες εταιρείες έχουν έναν διαχειριστή καρτών ταξιδιών και ψυχαγωγίας σε προσωπικό που μπορεί να ελέγχει τα έξοδα των εργαζομένων ανά πάσα στιγμή. Είναι σημαντικό για τους κατόχους καρτών να χρησιμοποιούν την κοινή λογική για να αποφασίσουν εάν μια χρέωση που πρόκειται να κάνουν είναι 100% σχετική με την εργασία. Αν όχι, θα πρέπει να το τοποθετήσουν στην προσωπική τους κάρτα και να τα διαλέξουν αργότερα εάν αισθάνονται ότι δικαιούνται πλήρη ή μερική επιστροφή.
Για να αποφύγετε τους λογιστικούς εφιάλτες - ή και χειρότερα - μην συγχέετε τα προσωπικά έξοδα με τις επιχειρηματικές δαπάνες.
Πριν από την ενεργοποίηση μιας εταιρικής πιστωτικής κάρτας, ο εργοδότης μπορεί να προσφέρει (ή να απαιτήσει) προσωπικές ή online εταιρικές συνεδρίες πιστωτικής κάρτας με σκοπό να βοηθήσει τους υπαλλήλους να μάθουν τις πολιτικές. Επιπλέον, ο εργοδότης μπορεί να δημοσιεύει και να ενημερώνει τις πολιτικές στον ιστότοπό του Intranet. Είναι πάντα μια καλή ιδέα να ενημερώνεστε, να ακολουθείτε τους κανόνες και να αποφεύγετε να κάνετε οτιδήποτε μπορεί να οδηγήσει σε πρόσθετη γραφειοκρατία ή να θεωρηθεί απάτη. Οι κάτοχοι καρτών που έχουν ερωτήσεις σχετικά με τις πολιτικές του εργοδότη τους πρέπει να επικοινωνήσουν με το άτομο (ή το τμήμα) που διαχειρίζεται το πρόγραμμα.
Ειδικές εκτιμήσεις για εταιρικές πιστωτικές κάρτες
Εκτός από την κατανόηση και την παρακολούθηση των πολιτικών της εταιρείας σχετικά με τα όρια δαπανών, τους τύπους δαπανών που επιτρέπονται και τον τρόπο διαχείρισης των εκθέσεων δαπανών, είναι σημαντικό οι εργαζόμενοι να γνωρίζουν ότι εάν αυτοί - και όχι ο εργοδότης τους - είναι υπεύθυνοι για την πληρωμή του λογαριασμού της πιστωτικής κάρτας, το πιστωτικό αποτέλεσμά θα μπορούσε να μειωθεί αν υποχωρήσει στις πληρωμές. Το AmEx, για παράδειγμα, αναφέρει λογαριασμούς σε πιστωτικό γραφείο αν ο λογαριασμός γίνει 180 ημέρες καθυστέρηση. Είναι καλή ιδέα να ρυθμίσετε μια ειδοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως υπενθύμιση του πότε πρέπει να γίνουν αυτές οι πληρωμές.
Όπως και κάθε πιστωτική κάρτα, οι εργαζόμενοι θα πρέπει να αντιμετωπίζουν με προσοχή την εταιρική πιστωτική τους κάρτα και να τη διατηρούν σε ασφαλές μέρος για να αποτρέψουν κλοπή ή απώλεια. Σε περίπτωση απώλειας ή κλοπής μιας κάρτας, πρέπει να αναφερθεί το συντομότερο δυνατό, ώστε η κάρτα να ακυρωθεί και να αντικατασταθεί.