Αίτηση υποβολής προτάσεων (RFP)
Μια αίτηση υποβολής προτάσεων (RFP) είναι ένα επιχειρηματικό έγγραφο που ανακοινώνει και παρέχει λεπτομέρειες σχετικά με ένα έργο, καθώς και προσφορές προσφορών από εργολάβους που θα βοηθήσουν στην ολοκλήρωση του έργου. Οι περισσότεροι οργανισμοί προτιμούν να χρησιμοποιούν RFP και, σε πολλές περιπτώσεις, οι κυβερνήσεις χρησιμοποιούν μόνο αιτήματα για υποβολή προτάσεων. Μια αίτηση υποβολής προτάσεων για ένα συγκεκριμένο πρόγραμμα μπορεί να απαιτεί από την εταιρεία να επανεξετάσει τις προσφορές για να εξετάσει τη σκοπιμότητά τους, την υγεία της προσφέρουσας εταιρείας και την ικανότητα του πλειοδότη να κάνει ό, τι προτείνεται.
Βασικές τακτικές
- Μια αίτηση υποβολής προτάσεων είναι μια ανακοίνωση χρηματοδότησης έργου που δημοσιεύτηκε από έναν οργανισμό για τον οποίο οι εταιρείες υποβάλλουν προσφορές.
- Η RFP περιγράφει τη διαδικασία υποβολής προσφορών και τους όρους της σύμβασης και καθοδηγεί τον τρόπο μορφοποίησης της προσφοράς.
- Τα RFP χρησιμοποιούνται κυρίως από κυβερνητικές υπηρεσίες για να αποκτήσουν τη χαμηλότερη δυνατή προσφορά.
- Τα RFP επιτρέπουν στην αιτούσα εταιρεία να αποκτήσει περισσότερους πλειοδότες.
Κατανόηση αιτήσεων για υποβολή προτάσεων (RFP)
Τα RFP περιγράφουν τη διαδικασία υποβολής προσφορών και τους όρους της σύμβασης και παρέχουν οδηγίες για τον τρόπο μορφοποίησης και παρουσίασης των προσφορών. Συνήθως προορίζονται για σύνθετα έργα. Αυτά τα αιτήματα προσδιορίζουν τη φύση του έργου και τα κριτήρια αξιολόγησης που αποκαλύπτουν τον τρόπο ταξινόμησης των προτάσεων. Οι αιτήσεις μπορεί να περιλαμβάνουν δήλωση εργασίας, που περιγράφει τα καθήκοντα που πρέπει να εκτελέσει ο νικητής του διαγωνισμού και ένα χρονοδιάγραμμα για την παροχή ολοκληρωμένων εργασιών. Περιλαμβάνουν επίσης πληροφορίες σχετικά με τον οργανισμό έκδοσης και τη γραμμή δραστηριότητάς του.
Τα RFP καθοδηγούν επίσης τους υποψήφιους για τον τρόπο προετοιμασίας των προτάσεων. Μπορούν να περιγράψουν οδηγίες σχετικά με τις πληροφορίες που πρέπει να περιλαμβάνει ο υποψήφιος και την επιθυμητή μορφή.
Η πρόταση δεν πρέπει να είναι υπερβολικά λεπτομερής, καθώς μπορεί να εμποδίσει τη δημιουργικότητα του εργολάβου και δεν πρέπει να είναι τόσο αόριστη ώστε ο εργολάβος να παραμείνει κενός.
Η πλειοψηφία των ΕΑΠ υποβάλλονται από κυβερνητικούς οργανισμούς και άλλους φορείς του δημόσιου τομέα. Απαιτούνται γενικά να ανοίξουν ανταγωνισμό μεταξύ ιδιωτικών εταιρειών για να καταστήσουν δίκαιη τη διαδικασία. Για να διατηρηθεί το κόστος χαμηλό, οι οργανισμοί αυτοί θέλουν να εξασφαλίσουν ότι θα αποκτήσουν τη χαμηλότερη και πιο ανταγωνιστική προσφορά.
Ο λόγος που ένας οργανισμός μπορεί να βάλει ένα RFP είναι να πάρει πολλαπλές προσφορές. Ο οργανισμός αναζήτησης μπορεί να επωφεληθεί από πολλαπλούς πλειοδότες και προοπτικές. Για παράδειγμα, μια επιχείρηση που επιθυμεί να αλλάξει τη διαδικασία υποβολής εκθέσεων από ένα σύστημα που βασίζεται σε χαρτί σε ένα σύστημα που βασίζεται στον υπολογιστή, μπορεί να υποβάλει αίτηση για κατάρτιση υλικού, λογισμικού και χρηστών για να δημιουργήσει και να ενσωματώσει το νέο σύστημα στην επιχείρηση.
Απαιτήσεις για μια αίτηση υποβολής προτάσεων
Οι κυβερνητικές υπηρεσίες ή άλλες οντότητες ενδέχεται να υποχρεωθούν να υποβάλουν αιτήσεις υποβολής προτάσεων για την εξασφάλιση πλήρους και ανοικτού ανταγωνισμού για να μειώσουν το κόστος μιας λύσης. Η αποδοχή μιας πρότασης που ανταποκρίνεται περισσότερο στις προδιαγραφές μπορεί να μην σημαίνει πάντοτε τη χαμηλότερη προσφορά.
Η δημιουργική δημιουργία μιας πρότασης υποβολής προτάσεων μπορεί να υπαγορεύει την επιτυχία ή την αποτυχία της λύσης που προκύπτει. Εάν οι συγκεκριμένες απαιτήσεις είναι υπερβολικά ασαφείς, ο υποψήφιος δεν μπορεί να σχεδιάσει και να εφαρμόσει μια ολοκληρωμένη λύση για το πρόβλημα. Εάν οι απαιτήσεις είναι υπερβολικά λεπτομερείς και περιοριστικές, η δημιουργικότητα και η καινοτομία των υποψηφίων ενδέχεται να είναι περιορισμένες.
Η διαδικασία RFP αρχίζει με τη σύνταξη μιας αίτησης για υποβολή προτάσεων. Οι διαγωνιζόμενοι αναθεωρούν την προσφορά και υποβάλλουν προτάσεις για βελτίωση. Μετά την εφαρμογή της ανατροφοδότησης, εκδίδεται η τελική αίτηση υποβολής προτάσεων. Οι υποψήφιοι υποβάλλουν στη συνέχεια τις προτάσεις τους. Ο πελάτης επιλέγει μια μικρή ομάδα υποψηφίων και εισάγει διαπραγματεύσεις σχετικά με τις τιμές και τις τεχνικές λεπτομέρειες. Ο πελάτης μπορεί να ζητήσει από τους υπόλοιπους υποψήφιους να υποβάλουν την καλύτερη και τελική προσφορά πριν από τη σύναψη της σύμβασης. Η σύμβαση υποβάλλεται στην εταιρεία που παρέχει την καλύτερη λύση στο ζήτημα.
Παράδειγμα αίτησης υποβολής προτάσεων
Πείτε, για παράδειγμα, ότι η Ομοσπονδιακή Υπηρεσία Σιδηροδρόμων εκδίδει μια αίτηση υποβολής προτάσεων για τη χρηματοδότηση, το σχεδιασμό, την κατασκευή, τη λειτουργία και τη συντήρηση ενός σιδηροδρομικού συστήματος μεγάλης ταχύτητας. Τα ενδιαφερόμενα μέρη υποβάλλουν προτάσεις που ανταποκρίνονται στις απαιτήσεις που περιγράφονται στο έγγραφο. Με βάση τις προτάσεις που ελήφθησαν εντός της προθεσμίας, το Υπουργείο Μεταφορών δημιουργεί επιτροπές για περαιτέρω αναθεώρηση και ανάπτυξη των προτάσεων. Η DOT επιλέγει την πρόταση που καλύπτει περισσότερο τους στόχους της και προσλαμβάνει την εταιρεία για να εκτελέσει το έργο.
Σύγκριση επενδυτικών λογαριασμών Όνομα παροχέα Περιγραφή Αποκάλυψη διαφημιζόμενου × Οι προσφορές που εμφανίζονται σε αυτόν τον πίνακα προέρχονται από συνεργασίες από τις οποίες η Investopedia λαμβάνει αποζημίωση.