Είστε ERISA συμβατό; Ακολουθήστε αυτή τη λίστα ελέγχου

Πολλές επιχειρήσεις προσφέρουν κάποια μορφή εξειδικευμένου σχεδίου συνταξιοδότησης και, κατά τον τρόπο αυτό, εμπίπτουν στις κατευθυντήριες γραμμές διακυβέρνησης του νόμου για την ασφάλεια των συνταξιοδοτικών εισοδημάτων των εργαζομένων του 1974 (ERISA). Η ERISA θεσπίζει κατευθυντήριες γραμμές και ελάχιστα πρότυπα που έχουν σχεδιαστεί για την προστασία των εργαζομένων εταιρειών του ιδιωτικού τομέα που συμμετέχουν σε προγράμματα συνταξιοδότησης και κοινωνικής πρόνοιας. Οι επιχειρήσεις που διαχειρίζονται ένα πρόγραμμα ειδικευμένων συνταξιοδοτικών παροχών που δεν συμμορφώνονται πλήρως με την ERISA θα μπορούσαν να υπόκεινται σε δαπανηρές κυρώσεις.

Εάν το πρόγραμμα συνταξιοδότησης των εργαζομένων σας παρέχει ένα μελλοντικό εισόδημα συνταξιοδότησης ή επιτρέπει στους υπαλλήλους να αναβάλλουν τα κέρδη για συνταξιοδότηση, τότε είναι ένα σχέδιο ERISA. Ως εργοδότης που παρέχει αυτά τα οφέλη από το πρόγραμμα ERISA, θεωρείτε επίσης ότι η ERISA είναι ονομάζεται εμπιστευματοδόχος ο οποίος αναλαμβάνει την ευθύνη της διαχείρισης αυτών των σχεδίων και επίσης την ευθύνη εάν τα σχέδιά σας δεν συμμορφώνονται με τις κατευθυντήριες γραμμές και τα πρότυπα που έχει θεσπίσει η ERISA.

Λήψη συμμόρφωσης με το ERISA

Η εκπλήρωση των απαιτήσεων συμμόρφωσης με την ERISA δεν πρέπει να είναι υπερβολικά επαχθείς. Ενώ υπάρχουν πολλές απαιτήσεις, ένας καλός διαχειριστής τρίτου μέρους (TPA) μπορεί να αναλάβει μεγάλο μέρος της επιβάρυνσης. Πολλές από τις απαιτήσεις είναι καθοδηγούμενες από ημερολόγιο, απαιτώντας την υποβολή αιτήσεων με συγκεκριμένες προθεσμίες. Αυτές οι προθεσμίες συνιστούν έναν κατάλογο ελέγχου ο οποίος μπορεί να διαχειριστεί ένας ΤΠΑ ή ένας υπάλληλος ανθρώπινου δυναμικού. Άλλες απαιτήσεις πρέπει να πληρούνται ad hoc, όπως υπαγορεύουν οι περιστάσεις.

Κατάλογος ελέγχου ημερολογίου ERISA

Η διαχείριση των σχεδίων 401 (k) προϋποθέτει την εκτέλεση ορισμένων καθηκόντων συμμόρφωσης με την ERISA σύμφωνα με ετήσιο χρονοδιάγραμμα. Αυτά είναι τα πιο συνηθισμένα καθήκοντα που πρέπει να αποτελούν μέρος των λιστών ελέγχου των περισσότερων εταιρειών.

Πρώτο τρίμηνο του Σχεδίου Έτος: Παρέχετε τις δηλώσεις παροχών τέταρτου τριμήνου για τους συμμετέχοντες στο πρόγραμμα όχι αργότερα από 45 ημέρες μετά το τέλος του τριμήνου. Να καταβάλλετε εισφορές από τον εργοδότη του παρελθόντος για μείωση του φόρου κατά το προηγούμενο έτος.

Δεύτερο τρίμηνο: Παροχή καταστάσεων παροχών πρώτου τριμήνου για τους συμμετέχοντες στο πρόγραμμα. Διανείμετε τις υπερβολικές αναβολές που έγιναν το 2015 πάνω από το όριο του τμήματος IRC 402 (g). Για τους συμμετέχοντες στο πρόγραμμα που μετατράπηκαν σε ηλικία 70 ½ κατά το προηγούμενο έτος, διανέμουν τις Απαιτούμενες Ελάχιστες Κατανομές (RMDs) πρώτου έτους.

Τρίτο Τρίμηνο: Παροχή δηλώσεων παροχών για δεύτερο τρίμηνο. Φόρμα αρχείου 5500 για το προηγούμενο έτος ή αρχείο Έντυπο 5558 για παράταση 2, 5 μηνών. Αν το έγγραφο του σχεδίου τροποποιήθηκε κατά τη διάρκεια του προηγούμενου έτους, διανέμετε μια νέα περιληπτική περιγραφή του σχεδίου για να σχεδιάσετε τους συμμετέχοντες. Διανείμετε μια Συνοπτική Ετήσια Έκθεση για το προηγούμενο έτος για να προγραμματίσετε τους συμμετέχοντες.

Τέταρτο τρίμηνο: Παρέχετε δηλώσεις παροχών τρίτου τριμήνου. Αποστολή σχετικών ειδοποιήσεων στους συμμετέχοντες, συμπεριλαμβανομένων των δόσεων ή των αλλαγών σε σχέδιο ασφαλούς λιμένα 401 (k), Εναλλακτική επένδυση προεπιλεγμένης επένδυσης (QDIA) ή αυτόματη εγγραφή. Διορθώστε τυχόν αποτυχίες δοκιμών ADP / ACP και καταβάλλετε 10% φόρο κατανάλωσης.

Συνεχιζόμενες απαιτήσεις ERISA

Ορισμένες απαιτήσεις ERISA εκτελούνται ως μέρος της διαχείρισης του σχεδίου ή προκαλούνται από περιστατικά.

Συμμόρφωση με το έγγραφο εγγράφου: Βεβαιωθείτε ότι η διαχείριση του σχεδίου τηρεί συνεχώς τους όρους του εγγράφου του σχεδίου. Το IRS θεωρεί ότι οποιαδήποτε παράλειψη αυστηρής τήρησης των όρων του εγγράφου του σχεδίου αποτελεί λειτουργικό ελάττωμα, το οποίο, εάν δεν διορθωθεί, μπορεί να οδηγήσει σε απαγόρευση του σχεδίου.

Γνωστοποίηση ετήσιου τέλους συμμετεχόντων: Όλοι οι υπάλληλοι που είναι επιλέξιμοι για το πρόγραμμα, οι υπάλληλοι που έχουν τερματιστεί και οι δικαιούχοι με ισορροπία στο λογαριασμό πρέπει να λαμβάνουν κάθε δώδεκα μήνες γνωστοποίηση αμοιβής για συμμετέχοντες.

Ανακοίνωση αλλαγής προγράμματος: Οι συμμετέχοντες πρέπει να ενημερώνονται για τυχόν αλλαγές στο σχέδιο 30 έως 90 ημέρες πριν από την ημερομηνία έναρξης ισχύος της αλλαγής.

Ευκαιρία εγγραφής: Όλοι οι εργαζόμενοι που έχουν εκπληρώσει τις απαιτήσεις της ηλικίας και των υπηρεσιών πρέπει να έχουν την ευκαιρία να εγγραφούν. Θα πρέπει να λαμβάνουν όλες τις απαραίτητες μορφές και οδηγίες μαζί με μια συνοπτική περιγραφή του σχεδίου και τυχόν σχετικές προκηρύξεις συμμετεχόντων.

Συμμόρφωση με το δάνειο: Εξασφαλίστε ότι τα εκκρεμή δάνεια επιστρέφονται σύμφωνα με τους όρους της πολιτικής του προγράμματος και το σχετικό σημείωμα των δανειοληπτών.

Προσωρινές καταθέσεις: Εξασφαλίστε ότι οι αναβολές των εργαζομένων και οι πληρωμές δανείων κατατίθενται εγκαίρως, συνήθως ταυτόχρονα με τις καταθέσεις φόρου μισθωτών υπηρεσιών.

Διεξαγωγή τριμηνιαίας νοικοκυριού: Εξαργύρωση υπολοίπων μικρών λογαριασμών για εργαζομένους που έχουν τερματιστεί. Προεγγραφές δανείων διαδικασίας και χρησιμοποιήστε τυχόν μη καταλογισμένες καταθέσεις.

Παρόλο που οι περισσότερες από αυτές τις απαιτήσεις μπορούν να διευθετηθούν από ένα ΤΠΑ, ο χορηγός του εργοδότη έχει το καθήκον του καταπιστευματοδόχου να διασφαλίσει ότι πληρούνται και εκτελούνται σωστά.