Εισαγωγή στα Πληροφοριακά Συστήματα Λογιστικής - AIS

Ένα σύστημα λογιστικής πληροφόρησης (AIS) είναι μια δομή που χρησιμοποιεί μια επιχείρηση για να συλλέγει, να αποθηκεύει, να διαχειρίζεται, να επεξεργάζεται, να ανακτά και να αναφέρει τα οικονομικά δεδομένα, ώστε να μπορεί να χρησιμοποιηθεί από λογιστές, συμβούλους, επιχειρηματικούς αναλυτές, διευθυντικά στελέχη, , ελεγκτές, ρυθμιστικές αρχές και φορολογικές υπηρεσίες.

Ειδικά εκπαιδευμένοι λογιστές εργάζονται σε βάθος με το AIS για να εξασφαλίζουν το υψηλότερο επίπεδο ακρίβειας στις οικονομικές συναλλαγές και την τήρηση αρχείων μιας επιχείρησης, καθώς και να καθιστούν εύκολα διαθέσιμα τα οικονομικά δεδομένα σε όσους νομίμως χρειάζονται πρόσβαση σ 'αυτό - διατηρώντας παράλληλα τα δεδομένα άθικτα και ασφαλή .

Τα λογιστικά συστήματα πληροφοριών αποτελούνται γενικά από έξι κύρια στοιχεία: άτομα, διαδικασίες και οδηγίες, δεδομένα, λογισμικό, υποδομή τεχνολογίας πληροφοριών και εσωτερικούς ελέγχους. Ας δούμε λεπτομερώς κάθε στοιχείο.

Εισαγωγή στα λογιστικά πληροφοριακά συστήματα

1. Άνθρωποι AIS

Οι άνθρωποι σε ένα AIS είναι απλά οι χρήστες του συστήματος. Οι επαγγελματίες που ενδέχεται να χρειαστεί να χρησιμοποιήσουν το AIS ενός οργανισμού περιλαμβάνουν λογιστές, συμβούλους, επιχειρηματικούς αναλυτές, διευθυντικά στελέχη, επικεφαλής χρηματοοικονομικούς λειτουργούς και ελεγκτές. Ένα AIS βοηθά τα διάφορα τμήματα μιας εταιρείας να συνεργάζονται.

Για παράδειγμα, η διοίκηση μπορεί να καθορίσει στόχους πωλήσεων για τους οποίους το προσωπικό μπορεί στη συνέχεια να παραγγείλει το κατάλληλο απόθεμα. Η εντολή απογραφής κοινοποιεί στο λογιστήριο ένα νέο πληρωτέο ποσό. Όταν πραγματοποιούνται οι πωλήσεις, οι πωλητές μπορούν να εισάγουν παραγγελίες πελατών, η λογιστική μπορεί να τιμολογεί πελάτες, η αποθήκη μπορεί να συγκεντρώσει την παραγγελία, το τμήμα αποστολής μπορεί να το αποστείλει και το λογιστικό τμήμα ενημερώνεται για νέα απαίτηση. Το τμήμα εξυπηρέτησης πελατών μπορεί στη συνέχεια να παρακολουθεί αποστολές πελατών και το σύστημα μπορεί να δημιουργήσει εκθέσεις πωλήσεων για τη διαχείριση. Οι διαχειριστές μπορούν επίσης να δουν το κόστος αποθεμάτων, το κόστος αποστολής, το κόστος κατασκευής και ούτω καθεξής.

Με ένα καλά σχεδιασμένο AIS, όλοι μέσα σε έναν οργανισμό που έχει εξουσιοδοτηθεί να το κάνουν μπορούν να έχουν πρόσβαση στο ίδιο σύστημα και να λάβουν τις ίδιες πληροφορίες. Ένα AIS επίσης απλοποιεί τη λήψη πληροφοριών σε άτομα εκτός του οργανισμού, όταν είναι απαραίτητο.

Για παράδειγμα, οι σύμβουλοι θα μπορούσαν να χρησιμοποιήσουν τις πληροφορίες σε ένα AIS για να αναλύσουν την αποτελεσματικότητα της δομής τιμολόγησης της εταιρείας εξετάζοντας τα δεδομένα κόστους, τα στοιχεία πωλήσεων και τα έσοδα. Επίσης, οι ελεγκτές μπορούν να χρησιμοποιήσουν τα δεδομένα για να αξιολογήσουν τους εσωτερικούς ελέγχους, την οικονομική κατάσταση και την τήρηση του νόμου Sarbanes-Oxley Act (SOX).

Το AIS θα πρέπει να σχεδιάζεται έτσι ώστε να ανταποκρίνεται στις ανάγκες των ανθρώπων που θα το χρησιμοποιούν. Το σύστημα θα πρέπει επίσης να είναι εύκολο στη χρήση και να βελτιώνεται και να μην παρεμποδίζει την αποτελεσματικότητα.

2. Διαδικασίες και οδηγίες

Η διαδικασία και οι οδηγίες ενός AIS είναι οι μέθοδοι που χρησιμοποιεί για τη συλλογή, αποθήκευση, ανάκτηση και επεξεργασία δεδομένων. Αυτές οι μέθοδοι είναι τόσο χειροκίνητες όσο και αυτοματοποιημένες. Τα δεδομένα μπορούν να προέρχονται τόσο από εσωτερικές πηγές (π.χ. εργαζόμενοι) όσο και από εξωτερικές πηγές (π.χ. εντολές πελατών). Οι διαδικασίες και οι οδηγίες θα κωδικοποιούνται στο λογισμικό AIS - θα πρέπει επίσης να "κωδικοποιούνται" στους υπαλλήλους μέσω τεκμηρίωσης και εκπαίδευσης. Για να είναι αποτελεσματικές, οι διαδικασίες και οι οδηγίες πρέπει να ακολουθούνται με συνέπεια.

3. Δεδομένα AIS

Για την αποθήκευση πληροφοριών, ένα AIS πρέπει να έχει μια δομή βάσης δεδομένων, όπως δομημένη γλώσσα επερώτησης (SQL), μια γλώσσα υπολογιστή που χρησιμοποιείται συνήθως για βάσεις δεδομένων. Το AIS θα χρειαστεί επίσης διάφορες οθόνες εισόδου για τους διαφορετικούς τύπους χρηστών του συστήματος και εισαγωγή δεδομένων, καθώς και διαφορετικές μορφές εξόδου για την κάλυψη των αναγκών των διαφόρων χρηστών και των διαφόρων τύπων πληροφοριών.

Τα δεδομένα που περιέχονται σε ένα AIS είναι όλες οι οικονομικές πληροφορίες που σχετίζονται με τις επιχειρηματικές πρακτικές του οργανισμού. Οποιαδήποτε επιχειρηματικά δεδομένα που επηρεάζουν τα οικονομικά της εταιρείας θα πρέπει να μεταβούν σε ένα AIS.

Ο τύπος δεδομένων που περιλαμβάνεται σε ένα AIS θα εξαρτηθεί από τη φύση της επιχείρησης, αλλά μπορεί να αποτελείται από τα ακόλουθα:

• τις παραγγελίες πωλήσεων
• δηλώσεις χρέωσης πελατών
• εκθέσεις ανάλυσης πωλήσεων
• αιτήσεις αγοράς
• τιμολόγια προμηθευτή
• ελέγξτε τα μητρώα
• γενικό καθολικό
• στοιχεία απογραφής
• πληροφορίες μισθοδοσίας
• χρονομέτρηση
• φορολογικές πληροφορίες

Αυτά τα δεδομένα μπορούν στη συνέχεια να χρησιμοποιηθούν για την κατάρτιση λογιστικών καταστάσεων και εκθέσεων, όπως η γήρανση των εισπρακτέων λογαριασμών, τα χρονοδιαγράμματα απόσβεσης / απόσβεσης, το ισοζύγιο δοκιμών, τα κέρδη και οι ζημίες κλπ. Έχοντας όλα αυτά τα δεδομένα σε ένα μέρος - στο AIS - διευκολύνει την τήρηση αρχείων, την υποβολή εκθέσεων, την ανάλυση, τον έλεγχο και τη λήψη αποφάσεων. Προκειμένου τα δεδομένα να είναι χρήσιμα, πρέπει να είναι πλήρη, σωστά και συναφή.

Από την άλλη πλευρά, παραδείγματα δεδομένων που δεν θα περιέλθουν σε AIS περιλαμβάνουν σημειώματα, αλληλογραφία, παρουσιάσεις και εγχειρίδια. Αυτά τα έγγραφα ενδέχεται να έχουν εφαπτόμενη σχέση με τα οικονομικά της εταιρείας, αλλά, εξαιρουμένων των τυποποιημένων υποσημειώσεων, δεν αποτελούν μέρος της οικονομικής καταγραφής της εταιρείας.

4. Λογισμικό AIS

Το στοιχείο λογισμικού ενός AIS είναι τα προγράμματα υπολογιστών που χρησιμοποιούνται για την αποθήκευση, ανάκτηση, επεξεργασία και ανάλυση των οικονομικών δεδομένων της εταιρείας. Πριν υπάρξουν υπολογιστές, το AIS ήταν ένα εγχειρίδιο, το σύστημα που βασίζεται σε χαρτί, αλλά σήμερα, οι περισσότερες εταιρείες χρησιμοποιούν λογισμικό υπολογιστή ως βάση για το AIS. Οι μικρές επιχειρήσεις ενδέχεται να χρησιμοποιούν το λογισμικό Intuit's Quickbooks ή το λογισμικό Sage 50 Sage, αλλά υπάρχουν και άλλα. Οι μικρές έως μεσαίες επιχειρήσεις ενδέχεται να χρησιμοποιήσουν το Business One της SAP. Οι μεσαίες επιχειρήσεις και οι μεγάλες επιχειρήσεις ενδέχεται να χρησιμοποιούν το Dynamics GP της Microsoft, το MAS 90 ή το MAS 200 της Sage Group, το PeopleSoft της Oracle ή τη χρηματοοικονομική διαχείριση της Epicor.

Η ποιότητα, η αξιοπιστία και η ασφάλεια αποτελούν τα βασικά συστατικά του αποτελεσματικού λογισμικού AIS. Οι διαχειριστές βασίζονται στις πληροφορίες που παράγει για να λαμβάνουν αποφάσεις για την εταιρεία και χρειάζονται πληροφορίες υψηλής ποιότητας για να λαμβάνουν σωστές αποφάσεις.

Τα προγράμματα λογισμικού AIS μπορούν να προσαρμοστούν ώστε να ανταποκρίνονται στις μοναδικές ανάγκες των διαφόρων τύπων επιχειρήσεων. Εάν ένα υπάρχον πρόγραμμα δεν ανταποκρίνεται στις ανάγκες μιας επιχείρησης, το λογισμικό μπορεί επίσης να αναπτυχθεί εσωτερικά με ουσιαστική συμβολή από τους τελικούς χρήστες ή μπορεί να αναπτυχθεί από μια εταιρεία τρίτου ειδικά για την οργάνωση. Το σύστημα θα μπορούσε ακόμη να ανατεθεί σε μια εξειδικευμένη εταιρεία.

Για τις εταιρείες που διαπραγματεύονται στο χρηματιστήριο, ανεξάρτητα από το πρόγραμμα λογισμικού και τις επιλογές προσαρμογής που επιλέγει η επιχείρηση, οι κανονισμοί Sarbanes-Oxley θα υπαγορεύσουν τη δομή του AIS σε κάποιο βαθμό. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι οι κανονισμοί SOX θεσπίζουν εσωτερικούς ελέγχους και διαδικασίες ελέγχου με τις οποίες πρέπει να συμμορφώνονται οι δημόσιες επιχειρήσεις.

5. Υποδομή πληροφορικής

Η υποδομή τεχνολογίας πληροφοριών είναι απλά ένα φανταχτερό όνομα για το υλικό που χρησιμοποιείται για τη λειτουργία του λογιστικού συστήματος πληροφοριών. Τα περισσότερα από αυτά τα στοιχεία υλικού θα πρέπει να έχουν οποιαδήποτε επιχείρηση, συμπεριλαμβανομένων των υπολογιστών, των κινητών συσκευών, των διακομιστών, των εκτυπωτών, των προφυλακτήρων, των δρομολογητών, των μέσων αποθήκευσης και ενδεχομένως της εφεδρικής τροφοδοσίας. Εκτός από το κόστος, οι παράγοντες που πρέπει να ληφθούν υπόψη κατά την επιλογή υλικού περιλαμβάνουν την ταχύτητα, την ικανότητα αποθήκευσης και αν μπορεί να επεκταθεί και να αναβαθμιστεί.

Ίσως το πιο σημαντικό, το υλικό που επιλέχθηκε για ένα AIS πρέπει να είναι συμβατό με το λογισμικό που προορίζεται. Στην ιδανική περίπτωση, δεν θα ήταν απλώς συμβατό, αλλά βέλτιστο - ένα παχουλό σύστημα θα ήταν πολύ λιγότερο χρήσιμο από ένα γρήγορο. Ένας τρόπος με τον οποίο οι επιχειρήσεις μπορούν εύκολα να ανταποκριθούν στις απαιτήσεις συμβατότητας υλικού και λογισμικού είναι η αγορά ενός συστήματος με κλειδί στο χέρι που περιλαμβάνει τόσο το υλικό όσο και το λογισμικό που χρειάζεται η επιχείρηση. Η αγορά ενός συστήματος "με το κλειδί στο χέρι" σημαίνει, θεωρητικά, ότι η επιχείρηση θα αποκτήσει τον βέλτιστο συνδυασμό υλικού και λογισμικού για το AIS.

Ένα καλό AIS θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει ένα σχέδιο για τη συντήρηση, συντήρηση, αντικατάσταση και αναβάθμιση των στοιχείων του συστήματος υλικού, καθώς και ένα σχέδιο για τη διάθεση του σπασμένου και παρωχημένου υλικού ώστε να καταστραφούν εντελώς τα ευαίσθητα δεδομένα.

6. Εσωτερικοί έλεγχοι

Οι εσωτερικοί έλεγχοι ενός AIS είναι τα μέτρα ασφαλείας που περιέχει για την προστασία ευαίσθητων δεδομένων. Αυτά μπορούν να είναι τόσο απλά όσο οι κωδικοί πρόσβασης ή τόσο περίπλοκα όσο η βιομετρική ταυτοποίηση. Ένα σύστημα AIS πρέπει να διαθέτει εσωτερικά στοιχεία ελέγχου για την προστασία από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση στον υπολογιστή και να περιορίζει την πρόσβαση σε εξουσιοδοτημένους χρήστες, στους οποίους συμπεριλαμβάνονται ορισμένοι χρήστες εντός της εταιρείας. Πρέπει επίσης να αποτρέψει την πρόσβαση μη εξουσιοδοτημένων αρχείων από άτομα που έχουν πρόσβαση μόνο σε επιλεγμένα τμήματα του συστήματος.

Ένα AIS περιέχει εμπιστευτικές πληροφορίες που ανήκουν όχι μόνο στην εταιρεία αλλά και στους υπαλλήλους και τους πελάτες της. Αυτά τα δεδομένα μπορεί να περιλαμβάνουν αριθμούς κοινωνικής ασφάλισης, πληροφορίες μισθών, αριθμούς πιστωτικών καρτών κ.ο.κ. Όλα τα δεδομένα σε ένα AIS θα πρέπει να κρυπτογραφούνται και η πρόσβαση στο σύστημα θα πρέπει να καταγράφεται και να παρακολουθείται. Η δραστηριότητα του συστήματος πρέπει επίσης να είναι ανιχνεύσιμη.

Ένα AIS χρειάζεται επίσης εσωτερικούς ελέγχους που το προστατεύουν από ιούς υπολογιστών, χάκερς και άλλες εσωτερικές και εξωτερικές απειλές για την ασφάλεια του δικτύου. Πρέπει επίσης να προστατεύεται από φυσικές καταστροφές και από υπερτάσεις ισχύος που μπορούν να προκαλέσουν απώλεια δεδομένων.

Πώς λειτουργεί το AIS στην πραγματική ζωή

Έχουμε δει πώς ένα καλά σχεδιασμένο σύστημα AIS επιτρέπει σε μια επιχείρηση να λειτουργεί ομαλά καθημερινά ή εμποδίζει τη λειτουργία της εάν το σύστημα δεν έχει σχεδιαστεί σωστά. Η τρίτη χρήση για ένα AIS είναι ότι, όταν μια επιχείρηση βρίσκεται σε δύσκολη θέση, τα δεδομένα στο AIS της μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να αποκαλύψουν την ιστορία για το τι πήγε στραβά.

Οι περιπτώσεις WorldCom και Lehman Brothers παρέχουν δύο παραδείγματα.

Το 2002, οι εσωτερικοί ελεγκτές της WorldCom, Eugene Morse και Cynthia Cooper, χρησιμοποίησαν το AIS της εταιρείας για να αποκαλύψουν 4 δισεκατομμύρια δολάρια σε δόλια έξοδα και άλλες λογιστικές εγγραφές. Η έρευνά τους οδήγησε στον τερματισμό του CFO Scott Sullivan, καθώς και στη νέα νομοθεσία - άρθρο 404 του νόμου Sarbanes-Oxley, που ρυθμίζει τους εσωτερικούς οικονομικούς ελέγχους και διαδικασίες των εταιρειών.

Κατά τη διερεύνηση των αιτιών της κατάρρευσης του Lehman, η ανασκόπηση του AIS και άλλων συστημάτων δεδομένων ήταν βασικό στοιχείο, μαζί με τη συλλογή και την αναθεώρηση των εγγράφων, καθώς και τις συνεντεύξεις μαρτύρων. Η έρευνα για τα αίτια της αποτυχίας της εταιρείας "απαιτούσε εκτεταμένη έρευνα και ανασκόπηση των λειτουργικών, εμπορικών, αποτιμητικών, οικονομικών, λογιστικών και άλλων συστημάτων δεδομένων της Lehman", σύμφωνα με την έκθεση των εξεταστών των 2.200 σελίδων.

Τα συστήματα Lehman παρέχουν ένα παράδειγμα για το πώς ένα AIS δεν πρέπει να είναι δομημένο. Η έκθεση του εξεταστή Anton R. Valukas αναφέρει: "Κατά τη στιγμή της κατάθεσης σε πτώχευση, ο Lehman διατήρησε ένα συνονθύλευμα πάνω από 2.600 λογισμικών συστημάτων και εφαρμογών ... Πολλά από τα συστήματα της Lehman ήταν θορυβώδη, ξεπερασμένα ή μη τυποποιημένα."

Ο εξεταστής αποφάσισε να επικεντρώσει τις προσπάθειές του στα 96 συστήματα που φαίνονταν πιο συναφή. Αυτή η εξέταση απαιτούσε εκπαίδευση, μελέτη, δοκιμή και σφάλμα μόνο για να μάθουν πώς να χρησιμοποιούν τα συστήματα.

Σύμφωνα με την έκθεση του Valukas, "τα συστήματα της Lehman ήταν πολύ αλληλένδετα, αλλά οι σχέσεις τους ήταν δύσκολο να αποκρυπτογραφηθούν και δεν ήταν καλά τεκμηριωμένα.

(Δείτε, επίσης, τη Μελέτη περίπτωσης: Η κατάρρευση της Lehman Brothers. )

Η κατώτατη γραμμή

Οι έξι συνιστώσες ενός AIS λειτουργούν από κοινού για να βοηθήσουν τους βασικούς εργαζόμενους να συλλέγουν, να αποθηκεύουν, να διαχειρίζονται, να επεξεργάζονται, να ανακτούν και να αναφέρουν τα οικονομικά τους στοιχεία. Η ύπαρξη ενός καλά αναπτυγμένου και διατηρούμενου λογιστικού συστήματος πληροφόρησης που είναι αποτελεσματικό και ακριβές είναι ένα αναπόσπαστο συστατικό στοιχείο μιας επιτυχημένης επιχείρησης.

(Μάθετε πώς μπορείτε να αποκτήσετε μια δουλειά στον τομέα αυτό, διαβάστε έναν οδηγό για σταδιοδρομία στα συστήματα λογιστικών πληροφοριών .)