Πόσο καιρό θα πρέπει να κρατήσω τα φορολογικά μου αρχεία;

Η υπηρεσία εσωτερικών εσόδων (IRS) έχει κάποιους σκληρούς και γρήγορους κανόνες σχετικά με το πόσο οι φορολογούμενοι θα πρέπει να τηρούν τα φορολογικά τους αρχεία.

Όπως το θέτει η IRS, η διάρκεια της τήρησης των φορολογικών σας αρχείων εξαρτάται από την "ενέργεια, δαπάνη ή συμβάν" που επηρεάζει αυτά τα αρχεία.

Αυτές οι ενέργειες και αυτές οι προθεσμίες είναι σημαντικές, καθώς επηρεάζουν το καθεστώς των περιορισμών σχετικά με τυχόν τροποποιήσεις της φορολογικής σας δήλωσης ή την ικανότητα της ομοσπονδιακής κυβέρνησης να απαιτήσει πρόσθετες πληρωμές φόρων από εσάς.

Για να συμμορφωθείτε με τις εντολές τεκμηρίωσης IRS, φυλάξτε τα ακόλουθα φορολογικά αρχεία για τις ακόλουθες χρονικές περιόδους:

Εάν έχετε υποβιβάσει οποιουσδήποτε ομοσπονδιακούς φόρους, φυλάξτε τα φορολογικά σας έγγραφα από τα τελευταία έξι χρόνια, αρχής γενομένης από το έτος, ότι οι φόροι υποεκτιμούνταν. Αν δεν έχετε καταθέσει ένα έντυπο ή έχετε καταθέσει μια δόλια φόρμα, μην πετάξετε τα φορολογικά αρχεία μακριά. Το IRS έχει το νόμιμο δικαίωμα να τα εξετάσει.

Η προθεσμία είναι ο χρόνος κατά τον οποίο μπορείτε να τροποποιήσετε τη φορολογική σας δήλωση για να ζητήσετε πίστωση ή επιστροφή χρημάτων ή τον χρόνο κατά τον οποίο το IRS μπορεί να αξιολογήσει πρόσθετο φόρο.

Οι ακόλουθες πληροφορίες περιέχουν τις περιόδους περιορισμού που ισχύουν για τις δηλώσεις φόρου εισοδήματος. Εκτός εάν αναφέρεται διαφορετικά, τα έτη αναφέρονται στην περίοδο μετά την καταχώρηση. Οι επιστροφές που έχουν κατατεθεί πριν από την ημερομηνία λήξης θεωρούνται ως κατατεθειμένες κατά την ημερομηνία λήξης.

Σημείωση: Φυλάξτε αντίγραφα των φορολογικών σας δηλώσεων. Βοηθά στην προετοιμασία των μελλοντικών φορολογικών δηλώσεων και στην πραγματοποίηση υπολογισμού αν υποβάλλετε μια τροποποιημένη επιστροφή.

1. Χρεώνετε επιπλέον φόρους και οι καταστάσεις (2), (3) και (4), παρακάτω, δεν ισχύουν για εσάς: Διατηρείτε αρχεία για τρία χρόνια.

2. Δεν αναφέρετε εισόδημα που πρέπει να αναφέρετε και είναι πάνω από το 25% του ακαθάριστου εισοδήματος που εμφανίζεται στην απόδοσή σας: Διατηρείτε αρχεία για έξι χρόνια.

3. Καταθέτετε μια δόλια επιστροφή: Διατηρείτε αρχεία απεριόριστα.

4. Δεν υποβάλλετε επιστροφή: Διατηρείτε αρχεία απεριόριστα.

5. Καταθέτετε αξίωση για πίστωση ή επιστροφή χρημάτων αφού υποβάλετε την επιστροφή σας: Διατηρείτε αρχεία για τρία έτη από την ημερομηνία κατάθεσης της αρχικής σας επιστροφής ή δύο έτη από την ημερομηνία καταβολής του φόρου, όποια από τις δύο ημερομηνίες είναι μεταγενέστερη.

6. Καταθέτετε απαίτηση για ζημία από άχρηστους τίτλους ή αφαίρεση κακού χρέους: Διατηρείτε αρχεία για επτά χρόνια.

7. Να φυλάσσονται όλες οι φορολογικές δηλώσεις απασχόλησης για τουλάχιστον τέσσερα έτη μετά την ημερομηνία κατά την οποία ο φόρος καθίσταται απαιτητός ή καταβάλλεται, όποια από τις δύο ημερομηνίες είναι μεταγενέστερη.

Σημαντικές ερωτήσεις

Οι ακόλουθες ερωτήσεις πρέπει να εφαρμόζονται σε κάθε εγγραφή, καθώς αποφασίζετε εάν θα φυλάξετε ένα έγγραφο ή θα το πετάξετε:

Τα αρχεία συνδέονται με τα στοιχεία ενεργητικού ">

Διατηρείτε αρχεία σχετικά με την ιδιοκτησία έως ότου λήξει η περίοδος περιορισμού για το έτος κατά το οποίο διαθέτετε το ακίνητο σε φορολογητέα διάθεση. Πρέπει να φυλάσσετε αυτά τα αρχεία για να καθορίσετε τυχόν έκπτωση απόσβεσης, απόσβεσης ή εξάντλησης και να βρείτε το κέρδος ή την ζημιά όταν πουλάτε ή αλλιώς διαθέτετε το ακίνητο.

Σε γενικές γραμμές, εάν έχετε λάβει ακίνητα σε μια μη μετατρέψιμη ανταλλαγή, η βάση σας σε αυτό το ακίνητο είναι η ίδια με τη βάση του ακινήτου που εγκαταλείψατε, αυξανόμενο από τα χρήματα που πληρώσατε. Πρέπει να φυλάσσετε τα αρχεία για το παλιό ακίνητο, καθώς και για το νέο ακίνητο, μέχρι να λήξει η περίοδος των περιορισμών για το έτος κατά το οποίο διαθέτετε το νέο ακίνητο σε φορολογητέα διάθεση.

Μήπως κάνατε ακατάλληλες συνεισφορές σε έναν IRA;

Στη συνέχεια, όπως αναφέρθηκε παραπάνω, θα πρέπει να φυλάξετε τα ακόλουθα έγγραφα για να επαληθεύσετε το μη προσαρμόσιμο μέρος των διανομών από τους παραδοσιακούς και Roth IRAs σας. Εδώ, από τον ιστότοπο του IRS, είναι ένας κατάλογος των εντύπων και αρχείων που πρέπει να διατηρήσετε μέχρι να γίνουν όλες οι διανομές:

• Σελίδα 1 των εντύπων 1040 (ή των εντύπων 1040A, 1040NR, ή 1040-T) που κατατέθηκαν για κάθε έτος που πραγματοποιήσατε μια μη συνυπολογισμένη συνεισφορά σε ένα παραδοσιακό IRA.
• Έντυπα 8606 και οποιεσδήποτε δηλώσεις υποστήριξης, συνημμένα και φύλλα εργασίας για όλα τα έτη εφαρμογής.
• Έντυπα 5498, Πληροφορίες Συμβολής IRA ή παρόμοιες δηλώσεις που λάβατε κάθε χρόνο με τις συνεισφορές που κάνατε σε έναν παραδοσιακό IRA ή τον Roth IRA.
• Έντυπα 5498 ή παρόμοιες δηλώσεις που λάβατε δείχνοντας την αξία των παραδοσιακών IRAs σας

Τι πρέπει να κάνω με τα αρχεία μου για σκοπούς μη τακτοποίησης;

Όταν τα αρχεία σας δεν χρειάζονται πλέον για φορολογικούς σκοπούς, μην τα απορρίπτετε μέχρι να είστε σίγουροι ότι δεν θα τα χρειαστείτε για άλλους σκοπούς. Για παράδειγμα, η ασφαλιστική σας εταιρεία ή οι πιστωτές σας μπορεί να απαιτήσουν από εσάς να τηρείτε αρχεία μεγαλύτερα από αυτά που κάνει η IRS. Σε περίπτωση αμφιβολίας, να παίξετε ασφαλές και να κρατήσετε τα αρχεία.

Διαχειριστής συμβουλών

Εάν η IRS διαπιστώσει ένα σημαντικό λάθος στην τρέχουσα επιστροφή σας, θα μπορούσε να επιστρέψει έξι χρόνια στο φορολογικό ιστορικό σας για να ερευνήσει. Ωστόσο, ίσως να θέλετε να διατηρήσετε τις αποδόσεις σας ακόμη και περισσότερο. Τα φορολογικά σας αρχεία συνοψίζουν την οικονομική σας ζωή. Περιέχουν σημαντικά δεδομένα βάσης κόστους που μπορεί να είναι δύσκολο να βρεθούν αρκετά χρόνια από τώρα. Αυτό είναι ένα λιγότερο πρόβλημα σήμερα, επειδή οι θεματοφύλακες του λογαριασμού πρέπει τώρα να αναφέρουν και να μεταφέρουν δεδομένα κόστους με περιουσιακά στοιχεία. Αλλά γιατί να βασιστείτε στον θεματοφύλακα όταν έχετε τις πληροφορίες; Η επιστροφή σας θα επικυρώσει επίσης το εισόδημά σας και αν έχετε συντάξει συντάξεις συνταξιοδότησης. Οι βέλτιστες πρακτικές προτείνουν να διατηρήσετε τις φορολογικές σας δηλώσεις και τα δικαιολογητικά για όσο το δυνατόν περισσότερο. Σε αυτή την εποχή της ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης και της τήρησης αρχείων, είναι εύκολο να το κάνετε.

Neal Frankle, CFP®
Ομάδα πλουτοπαραγωγικών πόρων Westlake Village, CA